Fysiska event

Att planera ett event

När du ska arrangera ett event är det bra att i ett första steg titta igenom en eventplan. I planen listas saker som är bra att fundera över redan i uppstarten av arbetet.

Checklista

Checklistan är ett stöd för planering. Information om lokaler, bokning av fika med mera som är till hjälp när du till exempel ska arrangera en konferens. 
Checklista för planering av event 

Budget

Alla event behöver en budget som synliggör kostnader och intäkter, till exempel lokal, catering, föreläsare eller konferensmaterial.

Kontakta din institutions-/avdelningsekonom för hjälp med budget för eventet samt vid behov av att lägga upp projektkontot. 

Digitala verktyg

Använd gärna digitala verktyg vid omröstningar, frågor och annat. Det ger alla möjlighet att delta på samma villkor, oavsett om det är ett fysiskt, digitalt eller ett hybridevent. Glöm inte heller eventuella deltagare som av olika skäl inte kan använda det valda verktyget.

Lokaler

Vid val av lokal, tänk tillgänglighet i bred bemärkelse så att eventet är öppet för alla. Säkerställ att det finns parkeringsplatser i närheten av lokalen och rullstolsramp och hiss för dem som behöver det.

Boka lokaler på Campus Falun och Borlänge

• Tänk på att boka tid både före och efter den tid som eventet genomförs för att ställa iordning och återställa lokalen.
• Behövsteknisk service? Extra städning av lokalerna? Kontakta supporten.
• Meddela receptionen (support@du.se) om ditt event så kan besökare lotsas rätt om de inte hittar till lokalerna på campus.

Externa lokaler

Om inte högskolans egna lokaler möter eventets behov får du vända dig till externa aktörer.

• Ta in offerter från olika aktörer efter era behov. Välj lokal med en uttalad miljöpolicy. Vad ingår i priset och vad skulle ni behöva köpa till från underleverantörer, till exempel teknisk utrustning som inte finns i lokalen. Ställ också krav på att sopsortering ska erbjudas.
• Innan bokning av externa lokaler är det viktigt att kontrollera avbokningsreglerna.

Mat och fika

Högskolan har ingen upphandlad leverantör av mat och fika.

• Tänk hållbarhet vid val av mat. Vi strävar att beställa livsmedel med så låg miljöpåverkan som möjligt. Som exempel kan det vara livsmedel som är ekologiska, lokalproducerade, miljö- och rättvisemärkta, säsongsanpassade, klimatsmarta eller vegetariska. Bra köttalternativ är naturbeteskött och vilt.
• Tänk på miljön och undvik (om möjligt) vatten på flaska. 

Hållbara evenemang: Mat och dryck

Profilprodukter

Tänk hållbart när det kommer till profil- och informationsmaterial. Utgå från checklistan för hållbara evenmang.

Hållbara evenemang: Profil- och informationsmaterial

Profilprodukter

Resor och boende

• Välj en bra tidpunkt och plats för evenemanget så att deltagarna kan åka kollektivt.
• Uppmuntra deltagare och föreläsare att resa hållbart.
• Om gåvor delas ut ska dessa kommunicera hållbarhet.
• Information om laddning av elbil.
• Anpassa start och sluttid till kollektivtrafikens tidtabeller.
• Behöver resor och boende bokas? Boka  via vår upphandlade resebyrå 

Hållbara evenemang: Resor och boende

Städning

Vid ett längre internt event med flera pass kan det behövas extra städning av lokalerna.

Kontakta: support@du.se

Teknikstöd

• Behövs teknisk service till ditt interna event? 
• Behövs teknisk service till ditt externa event? Kontrollera noga vad som ingår i det offererade priset, både vad gäller teknisk utrustning, exempelvis datorer, mikrofoner samt teknisk support på plats.

Kontakta: support@du.se

Tryckt material

• Minska pappersförbrukningen genom att samla information som program, deltagarlistor och annat i ett mejl eller ett dokument som går att skicka elektroniskt. 
• Fundera över om du behöver något tryckt material. Kanske namnskyltar, andra skyltar, program, roll ups eller annat? Återanvänd befintligt material och, om möjligt, tryck gärna sånt som går att använda vid fler tillfällen. 
• Kom ihåg att i tid kontakta vårt interna tryckeri för kommande beställningar, repro och kopiering.
• Använd högskolans framtagna dokumentmallar, som du når via Office-programmens mallbibliotek. Mallar finns för Word och Powerpoint.