Tjänsteresor

Om du behöver göra en tjänsteresa är det viktigt att du väljer rätt färdsätt, se riktlinjer nedan.

En tjänsteresa ska innebära så låg miljöpåverkan och så låg kostnad som möjligt, i relation till rimlig tidsåtgång, rimlig komfort och god säkerhet.

 

Riktlinjer för val av färdsätt – följ rangordningen

Här finns riktlinjer för lokala resor och resor mellan högskolans båda campus.

Längre tjänsteresor:

1. Tåg eller buss
2. Lånebil från högskolan
3. Hyrbil  
4. Egen bil 
5. Flyg (endast om sträckan är över 50 mil eller om tidsvinsten är mer än två timmar)  

Anslutningsresor till och från tågstation, flygplats och liknande:

1. Buss eller flygbuss  
2. Tåg- eller flygtaxi 
3. Enskild taxi

Sen kväll, natt och tidig morgon (19.00-06.00) får taxi användas som första alternativ på grund av säkerhetsskäl och möjlighet att komma fram i rimlig tid. Om anslutningstaxi blir nödvändig ska den beställas vid samma bokningstillfälle, då blir kostnaderna lägre.

Boka via vår upphandlade resebyrå

Högskolan Dalarna har avtal med resebyrån Lingmerths. Dit kan du vända dig för bokning av tjänsteresor, hyrbilar, boende samt konferens- och mötestjänster (se nedan). Bokning ska i första hand göras via resebyråns självbokningssystem. Om önskat resealternativ inte är tillgängligt används personlig service. Oavsett hur bokningen sker: ange ditt mobilnummer (07x-xxx xx xx). Detta är viktigt för att resebyrån och/eller flygbolag ska kunna skicka sms vid eventuella ändringar.

Självbokning online

Enklare resor bokas i första hand via självbokningssystemet. För att kunna boka dina resor med självbokning behöver du ha en resenärsprofil. Saknar du resenärsprofil vänligen fyll i denna blankett, efter det får du ett användarnamn och kan du logga in och boka dina egna resor. Reseprofilen gör att bokningarna går snabbare och smidigare.

Gå till Lingmerths självbokning online.

Bokning via personlig service

Resor kan även bokas genom beställningsformulär på resebyråns bokningsportal eller genom att ringa eller skicka ett e-post. Dessa alternativ medför en extra servicekostnad jämfört med självbokningssystemet.  

Telefon: 010-122 68 00 eller anknytning: 7001
E-post: dalarna@lingmerths.se  
Öppettider: helgfria vardagar klockan 08.00–17.00

Vid akuta ärenden utanför ordinarie öppettider finns 24-timmarservice som nås via samma nummer (obs: avgiftsbelagd service; 745 kr/samtal).

Boka tågresa hos SJ

Resor med tåg kan bokas direkt via SJ Biz (SJ:s företagsportal för tjänsteresor). En fördel med detta är att inget bokningsarvode tas ut. Som grundregel ska tågresor ske i 2:a klass. I de fall en flygresa väljs bort till förmån för tåg finns möjlighet att boka 1:a klass - även på nattåg - i syfte att främja miljömässigt hållbara färdsätt samt ge möjlighet till ökad arbetsro under resan.

Så fungerar SJ:s företagsbokning:

• För att kunna boka tågresa via SJ Biz behöver du först skapa ett konto och ansluta till ett SJ Biz-avtal genom att ange högskolans kundnummer - Skapa ditt konto här.
• Det är också bra att bocka i att du vill bli medlem i SJ Prio så kopplas det direkt till högskolans kundnummer hos SJ.
• Logga in för att se högskolans kundnummer.
• När du har ett konto och har anslutit dig till SJ Biz-avtalet kan du boka tågresor på SJ:s bokningssida eller via SJ:s app – välj att bokningen ska ske via Högskolan Dalarnas SJ Biz-avtal. 
• Om du har problem med företagsportalen eller appen vänder du dig till SJ:s kundtjänst för att få hjälp.

Om du vill boka tågbiljetter åt andra behöver du först anmäla dig som reseansvarig hos SJ:s företagssupport:
Mejl: foretag@sj.se

Låna eller hyra bil

Innan du bokar en bil, tänk på du är skyldig att följa riktlinjerna för val av färdsätt enligt ovan. Här finns instruktioner för att låna högskolans bilar och att hyra bil.

Boka boende

När du bokar ett boende i samband med resa ska du alltid använda dig av upphandlade ramavtal. Du kan antingen göra bokningen själv enligt nedan, eller (mot ett bokningsarvode) ta hjälp av vår upphandlade resebyrå Lingmerths, se ovan. 

För att boka själv, gör så här:

• Gå till Hotelltjänster inklusive Longstay (avropa.se)
• Leta upp information för det län och den kommun du ska besöka.
• Välj kvalitetskategori eller Longstay.
• Utifrån listan du får, följ rangordningen för hotell/boenden. Du kan kontakta boende nummer först om boende nummer ett inte kan ta emot dig.
• Säg att du reser i tjänsten för Högskolan Dalarna, så att du får det pris som anges i ramavtalet.

Boka konferens-/mötestjänst eller boende för grupp

När du bokar en konferens- och mötestjänst, eller boende för en grupp, ska du alltid använda dig av upphandlade ramavtal. Du ska i första hand göra bokningen själv, i andra hand kan du ta hjälp av vår upphandlade resebyrå Lingmerths Group AB Eventity (lingmerths.se).

För att boka själv, gör så här:

• Gå till Konferenser och möten (avropa.se)
• Leta upp information för det län ni ska besöka/där mötet eller konferensen ska äga rum.
• Välj dagkonferens eller helpension.
• Utifrån listan du får, följ rangordningen för hotell/konferensanläggningar. Du kan till exempel bara kontakta leverantör nummer två om leverantör nummer ett inte har möjlighet att ta emot er.
• Säg att du representerar Högskolan Dalarna, så att priserna stämmer överens med ramavtalet.

Resa utomlands

Pass och visum

Du ansvarar själv för att ordna pass och eventuellt visum eller annat tillstånd som krävs för inresa. Högskolan Dalarna står för ansökningskostnad för visum. Kom ihåg att det är viktigt att ditt namn skrivs korrekt, vilket du själv ansvarar för. 

Försäkringar

• Du är som anställd försäkrad både under resan och under förrättningen genom Kammarkollegiet.
• Vid tjänsteresor inom EU/EES eller Schweiz ska du beställa ett europeiskt sjukförsäkringskort från Försäkringskassan som gäller i tre år.
• Vid tjänsteresor utanför EU/EES eller Schweiz ska du alltid ta med ett Swedish State Business Travel Insurance Certificate. Du är då försäkrad genom Kammarkollegiet. Kortet får du via avdelningen för HR.

Vaccination

Du ansvarar för att ordna vaccination om det behövs. Högskolan Dalarna ersätter kostnaden. För att få ersättningar för vaccin ska du lämna in ett utläggsärende i Primula. Egna utlägg måste verifieras med originalkvitton. 

Sjukvård utomlands

Om du blir sjuk under en tjänsteresa utomlands kan du få ersättning från arbetsgivaren för skäliga kostnader för sjukvård, tandvård och läkemedel. Du ska kunna styrka kostnaderna.

Marknadsföringsmaterial och presentationer

Det finns olika typer av marknadsföringsmaterial som du kan ta med dig på resan.

• Folder på engelska: Ska du åka utomlands på konferens, som gästföreläsare eller liknande finns en trycksak framtagen som du kan ta med dig. International folder (pdf)
  Du beställer foldern genom att kontakta repro@du.se. Vill du göra ändringar i foldern kotakta kommunikation@du.se
  
  

• PowerPoint-presentation på engelska: Presentation är främst till för dig som undervisar och som ska presentera Högskolan Dalarna och ett program. Du lägger själv till bilder och texter i presentationen. Presentation Faculty (ppt)
  Har du frågor om presentationen, kontakta kommunikation@du.se