Digitala event

Event i Zoom 

Planering

• Planering är oerhörd viktig. Vem gör vad och när? Är det ett större digitalt event? Titta gärna igenom denna eventplan och checklista.
• Använd dig av ett (eller flera beroende på eventets omfattning) körschema där alla hålltider och programpunkter är tydligt presenterade. Dela körschemat med alla medverkande, till exempel presentatörer, moderator och de som jobbar backoffice.
• Ett vanligt Zoom eller ett Zoom Webinar? Eller kanske en kombination? Beroende på syfte och innehåll, fundera över vad som passar bäst.
• Behöver eventet en egen konferenswebb där program och länkar publiceras? Vid ett större digitalt event med många länkar är det bra att hänvisa till en konferenswebb eftersom det gör det lätt att uppdatera länkar och att ändra i programmet.
• Planera in pauser och interaktivitet. Tänk mer av TV-sändning. Om ni ska använda exempelvis Wooclap eller Padlet – förbered deltagarna/åhörarna på detta.
• Stäm av med de medverkande om de i sina presentationer kommer att lyfta exempelvis webbadresser, kontaktuppgifter eller annat. Samla informationen i ett worddokument som den chattansvarige sedan lägger in i chatten.

Wooclap för medarbetare

Padlet för medarbetare

Gemensam bakgrundsbild för alla medverkande

• Kolla med presentatörerna om deras presentationer kommer att delas efteråt, och i så fall var. Denna fråga är vanlig från åhörare och är viktig att den chattansvarige kan svara på under webbinariet.

Start- och slutbilder

• Start- och slutbilder är en trevlig inramning på webbinarier. En snygg powerpoint som delas cirka 10 min innan start är välkomnande för åhörarna. Här möts åhörarna av information om när eventet startar och om webbinariet kommer att spelas in. Om det är ett Zoom Webinar informerar du åhörarna om att de inte kan starta ljud och kamera, men att de kan ställa sina frågor i Q&A eller i chatten.
• Som avslutning lägger du en bild med exempelvis "Tack för ditt deltagande" och kontaktuppgifter. 
• Gör även motsvarande för eventuella pausbilder, tekniska problem etcetera.

Övriga tips

• Slå på ljud och kamera – i den ordningen. 
• Dubbelkolla att presentatörerna har upphovsrätt för det de visar. Det är särskilt viktigt vid inspelning!
• Moderatorn bör tänka till kring sitt manus, det kan hjälpa väldigt mycket kopplat till tillgänglighet och syntolkning!
• Se till att alla medverkande vet hur ni ska kommunicera om frågor uppstår under eventet.

Körschema

Vid digitala event är planeringen viktigt. För att underlätta den är det en bra idé att göra ett (eller flera beroende på hur omfattande eventet är) körschema. I körschemat samlar du all viktig information - exempelvis alla länkar, kontaktuppgifter till medverkande, tider för teknikcheck med mera.

Sedan fyller du i vem som gör vad och när. Det är viktigt att ha tydliga roller, exempelvis vem som ansvarar för chatt, vem som delar startbild, vilka som spelar in och så vidare.

Körschemat delar du med alla medverkande.

Digitala verktyg

Använd gärna digitala verktyg vid omröstningar, frågor och annat. Det ger alla möjlighet att delta på samma villkor, oavsett om det är ett fysiskt, digitalt eller ett hybridevent. Glöm inte heller eventuella deltagare som av olika skäl inte kan använda det valda verktyget.

Tips inför att delta i digitala möten

• För bästa ljud – använd gärna headset eller en bordsmikrofon. Försök att hitta en mer dämpad miljö för att undvika slammer och eko.
• För bästa ljus – se till att få belysning framifrån, inte från sidan eller bakifrån. Komplettera eventuellt med en bordslampa.
• Använd gärna en extern webbkamera.
• Om du har möjlighet – använd nätverkssladd, inte bara wifi.
• Se till att bakgrunden är så neutral som möjligt med få störande element som kan ta uppmärksamhet från talaren. Alternativt kan du använda en bakgrundsbild.
• Tänk på placeringen i bild. Du ska inte ha för mycket luft ovanför ditt huvud. Du kan kanske ställa din laptop på några böcker för att få en bättre höjd.
• Om du ska presentera kan det ge ett trevligt och mer avslappnat intryck att stå upp. Det ger mer möjlighet till kroppsspråk och att röra sig lite mer i bild. Ställ en stol på bordet där du sedan placerar dator/kamera för att få rätt höjd.
• Ska du dela powerpoint, bild, ljud, film? Testa i tekniken innan.
• För bästa upplevelse och funktioner när du deltar i Zoommöten, se till att du har klienten nedladdad.
• Även om ni är flera som ska presentera bör ni sitta vid var sin dator och kamera, om ni inte har tillgång till en studio. Sitter ni vid samma dator blir det ofta problem med både ljud och bild.

Om Zoom

Om du ska genomföra ett digitalt event i Zoom har du alternativen Zoom meeting och Zoom Webinar att välja mellan. Beroende på ditt events syfte och innehåll kan det ena vara mer fördelaktigt än det andra. 

Meeting

Ett Zoom Meeting kan ha upp till 300 åhörare. I ett Zoom Meeting ser och hör alla åhörare varandra. Här finns också möjlighet att skapa så kallade Breakoutrooms om du vill att deltagarna ska diskutera eller arbeta med olika frågeställningar.  

Webinar

Zoom Webinar kan ha totalt 500 åhörare (med de licenser vi har idag). I Webinar kan åhörarna själva inte slå igång ljud och kamera, däremot kommunicera i chatt eller Q&A. Åhörarna kan heller inte se övriga deltagare.

När är webinar att föredra?

Är mötet mer av en föreläsning eller ett panelsamtal som ska spelas in? Då kan Webinar vara att föredra, både utifrån säkerhetsaspekter och GDPR.

Men Webinar har även andra fördelar. Under inställningarna finns alternativet Practise session som innebär att du kan välja när Webinariet ska öppna för åhörarna. Q&A-funktionen gör att du som medverkande får en tydligare bild av vilka frågor som kommit in samt vilka som besvarats.

Webinar saknar för närvarande funktionen Breakoutrooms.

Här hittar du bakgrundsbilder till Zoom och Teams