E-signering och digitala attester

För att underlätta beslutfattande och dokumentation, men även för att uppnå målet i högskolans strategi om att bli det mest digitala lärosätet, har elektroniska beslutsvägar införts. På denna sida hittar du information och vägledning om de verktyg som finns för e-signering och digitala attester.

Vad är e-signering och digitala attester?

Högskolan har ett antal verksamhetssystem med digitala flöden och inbyggda beslutspunkter/attester. Att rätt person attesterar ett beslut eller handling säkerställs genom inloggning och de behörigheter som är satta i systemet, till exempel Agresso och Primula.

I mötes- och beslutshanteringsverktyget BeHDa signeras högskolans internt fattade beslut och är ett sätt att kvalitetssäkra hela beslutsprocessen.

EduSign kan användas av alla lärosäten som har anslutit sig till tjänsten via avtal med SUNET. Exempelvis avtal mellan lärosäten kan hanteras i tjänsten. 

För andra dokument som behöver kunna äkthetskontrolleras, till exempel civilrättsliga avtal med extern part eller avtal med andra myndigheter som inte är anslutna till eduSign, har högskolan en e-signaturstjänst som använder sig av DIGG:s rekommendationer.

Vem får signera eller attestera?

För att få signera eller attestera för högskolans räkning behövs bemyndigande, dvs att inneha rätten att fatta beslut eller att ingå avtal. Vem som har dessa rättigheter framgår av dokumentet Rektors och verksamhetschefers delegationer och i vissa fall vidaredelegeringar. I det fall det finns beslut om vidaredelegeringar för vissa beslut/avtal/överenskommelser ska detta finnas dokumenterat i beslut i diariet.

Att signera och attestera

Högskolan erbjuder flera olika e-signeringstjänster. Vilken dokumenttyp avgör vilken av e-signeringstjänsterna som ska användas.

Se exempel på dokumenttyper längre ner på sidan.  

BeHDa och Enskild signering

Interna beslut hanteras i högskolans mötes- och beslutshanteringsverktyg BeHDa. Processerna kring beslutsfattandet är inbyggda i verktyget vilket säkerställer att den information som vi använder för beslut och beredning är korrekt och tillförlitlig samt att lagar uppfylls. Behörighetshanteringen i verktyget säkerställer att rätt person signerar rätt beslut.

Den Enskilda signeringen möjliggör att beslut tas mellan möten alternativt i personärenden som inte ska hanteras i möten.

Vid frågor kontakta respektive sekreterare/administratör för den beslutsfattare/forum det gäller. 

Exempel: Chefsbeslut såsom rektorsbeslut, prefektbeslut, högskoledirektörsbeslut, protokoll, individuella studieplaner för forskarstuderande. 

Mötes- och beslutshanteringsverktyg BeHDa

Enskild signering

Manual - Signera beslutspunkter i BeHda och Enskild signering

Signeringsportalen i diariet – BankID

De typer av dokument som kräver en högre grad av autenticitet i nivå med BankID, exempelvis olika typer av avtal med extern part hanteras via diariets signeringsportal. Här krävs att signatärerna har BankID och alla signeringar kräver tvåfaktorautentisering. Innan e-signering initieras måste extern part informeras om att högskolans intention är att digitalt signera dokumentet.

Exempel: Anställningsavtal, konsultavtal, upphandlingsavtal, övriga civilrättsliga avtal (uppdragsforskning), licensavtal, högskolestyrelsens protokoll. 

Signeringsportalen administreras av sekreterare/administratörer vid avdelningar och institutioner. Ska dokument eller avtal signeras kontakta sekreterare/administratör för hjälp med signeringen.

Signeringsportalen

Manual - Signeringsportalen för handläggare (pdf)

eduSign

EduSign är Sunets verktyg för e-signering som alla medarbetare vid högskolan har behörighet till. Till skillnad från BeHDa kan eduSign användas för e-signering av dokument med externa parter om dessa också har tillgång till tjänsten (till exempel anställda vid andra lärosäten). Signeringsuppdrag skickas ut från systemet via e-post och dokumenten e-signeras med du-konto.

Det är den person som skickar ut ett dokument för signering som ansvarar för att dokumentet diarieförs. Läs mer under rubriken Hantering och diarieföring längre ner på sidan.

Exempel: Överenskommelser mellan lärosäten såsom forskningssamarbeten.

Vid frågor kontakta registrator.

eduSign

Wiki - eduSign

Anslutna organisationer | Sunet: 

Verksamhetssystem

Inom ramen för vissa verksamhetssystem används digitala signering och benämns då ofta attestering och dokumenteras via verksamhetssystemets funktioner för arbetsflöden, loggning och versionshantering. Denna typ är helt beroende av verksamhetssystemets gränssnitt och dokumentation för att de ska kunna förstås, tolkas och bibehålla sin autenticitet. 

Attester i verksamhetssystem och bästa stället att göra det på.

Exempel: Hantering av fakturor i ekonomisystemet Agresso, betyg, beslut om tillgodoräknande mm. i studieadministrativt system (LADOK), hantera medarbetarärenden såsom bevilja ledighet Primula. 

E-signeringstjänster hos extern part 

Det är den person som signerar ett dokument hos extern part som ansvarar för att dokumentet laddas ner och diarieförs hos oss. Det är viktigt att det är den PDF-fil som systemet genererar som diarieförs, annars kan inte signeringen verifieras.

Exempel: Avtal hos Skolverket, Formas, Forte, Vetenskapsrådet.

Signering med utländsk part

När det gäller avtal med utländska parter har högskolan idag ingen e-signaturslösning att erbjuda.  

Hantering och diarieföring

Om ett avtal signeras digitalt av en part och fysiskt av en annan måste båda versionerna arkiveras.

För att kunna verifiera det signerade dokumentet måste det sparas i det format som det signeras i. Om ett digitalt signerat dokument skrivs ut eller konverteras till annat format är signaturen ej längre giltig.

Samma regler för diarieföring gäller för digitala dokument som för pappershandlingar. Dokument som attesteras i BeHDa kan diarieföras i samband med att de fastställs. 

Vid e-signering behöver dokumenten tas om hand för diarieföring efter att signeringen har slutförts enligt gällande rutiner.

Observera att det är den person som skickar ut ett dokument för signering som ansvarar för att dokumentet diarieförs. Det är viktigt att det är den PDF-fil som systemet genererar som diarieförs, annars kan inte signeringen verifieras. Sidor kan alltså inte tas bort eller läggas till efter signeringen och PDF:en kan inte heller modifieras på något annat sätt. E-signerade filer kan inte heller skrivas ut, eller kombineras med andra typer av digitala attester eller signaturer. Görs det förstörs verifieringsmöjligheten. 

Signerade dokument skickas till registrator@du.se med hänvisning till eventuellt diarienummer alternativt information om ärendet för ny registrering.

Läs mer om diarieföring