Diarieföring

När allmän handling har kommit in till, eller upprättats hos en myndighet ska handlingen registreras utan dröjsmål om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet.

Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver dock inte registreras om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in till eller upprättats hos myndigheten. Exempel på sådana handlingar vid Högskolan Dalarna är examensbevis och examensarbeten.

Upprättade handlingar ska diarieföras när de expedierats, det vill säga när de skickas ut från myndigheten, till exempel till en student. Annars ska handlingar registreras när beslut fattats eller handlingen på annat sätt färdigställts.

Registrator

Högskolan Dalarnas huvudregistrator har, tillsammans med arkivfunktion och övriga funktioner som arbetar med informationsförvaltning, ett samordnande ansvar för ärende- och dokumentregistrering samt hantering av allmänna handlingar.

Därutöver finns registratorer på bland annat institutionerna, HR-avdelningen och Studentservice som hanterar löpande registrering av ärenden och handlingar.

Allas ansvar för diarieföring

Brevpost ställd till Högskolan Dalarna datummärks, sorteras och tas om hand av registrator. Brevpost där personnamn står överst anses privat och går direkt till adressaten som själv ansvarar för att se till att diarieföra handlingarna om det är aktuellt.

Varje enskild medarbetare ansvarar för att inkommande mejl vid behov diarieförs.

Mejl som kommer till reqDB hanteras av det gemensamma verksamhetsstödet.

Så här får du ett diarienummer

Har du ett ärende som ska registreras skickar du ett mejl till registrator@du.se och bifogar berört dokument. Vid begäran av diarienummer gäller följande:

I ämnesraden ska det stå antingen "Begäran om dnr" eller "Handlingar till diariet".

Dessa uppgifter ska finnas i ditt mejl:

Handlingar som upprättas vid högskolan

  • Vad ärendet handlar om
  • Vem som är kontaktperson eller vem som har samordningsansvar
  • Avdelning

Handlingar inkomna till högskolan

  • Tidpunkt
  • Vad handlingen handlar om
  • Avsändare
  • Kontaktperson i ärendet
  • Avdelning
  • Om handlingar bifogas till ditt mejl ska det tydligt stå om dessa ska föras in i diariet eller ej.
  • Om det handlar om att föra in handlingar i diariet ska det stå tydligt vilken handling som tillhör vilket diarienummer.

Handlingar utgående från högskolan

  • Innan handlingen skickas begärs ett diarienummer från registrator. Handlingen märks med diarienumret i övre högra hörnet.

Om någon av dessa uppgifter saknas kommer ni att få mejl tillbaka där vi ber er om kompletterande uppgifter.

Diarieföring för registratorer

Postöppning

Olika vägar in:

  • Konventionella brev ställda till Högskolan kommer till vaktmästeriet och fördelas sedan ut
  • Egen e-post och reqDB med olika funktionskorgar (kräver behörighet)
  • W3D3 med inkorgar per serie (kräver behörighet)
  • Postfack egen och/eller gemensam
  • Chatt
  • Sociala medier

Konventionella handlingar som inkommer ska datumstämplas. Elektroniska handlingar ska i största möjliga mån bevaras i detta format för att metadata som t ex ankomstdatum ska bevaras.

Diariet W3D3

Högskolan Dalarna använder ärendehanteringssystemet W3D3 och diarieföringsmodulerna dokumentkonverter för att konvertera olika filformat till pdf-filer och Portal Bas för att via elektroniska formulär generera ärenden till W3D3.  

Som en modul till W3D3 finns även mötes- och besluts-hanteringsverktyget BeHDa. I verktyget hanteras mötesadministrationen avseende högskolans viktigaste forum. De beslut som fattas i samband med dessa möten signeras, diarieförs och publiceras även via verktyget.

Serier i W3D3

Enligt Riksarkivets föreskrifter ska statliga myndigheters handlingar klassificeras och förtecknas efter processerna i myndigheternas egen verksamhet. En klassificeringsstruktur är därför gjord som beskriver verksamheten i form av verksamhetsområden och processer. Processerna är uppdelade styr- stöd- och huvudprocesser och numrerade. Dessa är i sin tur sedan nedbrutna i ärendetyper. Se Klassificering W3D3.

Ledningsprocesser:

  • Styra verksamheten

Stödprocesser:

  • Stödja verksamheten

Huvudprocesser:

  • Profilera och marknadsföra verksamheten
  • Bygga upp akademiska miljöer
  • Utveckla utbildningar och undervisningsformer
  • Rekrytera och anta studenter
  • Planera och genomföra utbildning
  • Bedriva och kommunicera forskning
  • Samverka lokalt och globalt

Av praktiska skäl är diariet uppdelat i olika serier med hänsyn taget till till exempel personuppgifter, sekretess med mera.

Serier:

  • (C) Central
  • (F) Forskning
  • (M) Medarbetare
  • (MS) Medarbetare särskild
  • (S) Studenter
  • (SS) Studenter särskild

Ovanstående serier används från och med 2020-01-01.

Det finns tidigare serier som fortfarande delvis används. Det skapas inga nya ärenden, men dokument hemmahörande i öppna ärenden i dessa serier registreras fortfarande, och utsökningar är vanligt. Se E-postadresser W3D3.

Roller/behörigheter

Rollerna i W3D3 knyts till respektive serie. Beroende på användarens tjänsteutövning tilldelas olika roller. Rollerna i sig ger olika behörigheter inom respektive serie, vilket medför att en användare kan tilldelas olika roller i de olika serierna.

Ärende och handling

De begrepp som ofta benämns i diariet är "ärende" och "handling". Det är av stor vikt att särskilja dessa två komponenter. Diarienumret hör till ärendet där en eller flera handlingar/åtgärder samlas. Ärendet kan liknas vid en mapp där alla ärendets handlingar genom registrering samlas.

Ärende

Ärendemeningen ska beskriva hela ärendet. Vad som är viktigt att tänka på är att ärendemeningen ska vara så specifik och beskrivande som möjligt så att den på ett lätt sätt senare ska kunna sökas upp i diariet.

Det får inte förekomma några förkortningar i ärendemeningen, inte heller personnummer. Vid registrering av ett nytt ärende, var noga med att fylla så många informationsfält som möjligt. Det underlättar vid sök.

När ett ärende är registrerat får ärendet automatiskt ett unikt ärendenummer:

HDa 1.1-2021/12 (Serie, Diariebeteckning, År, Löpnummer)

Handling/Åtgärd

Handlingsmeningen ska beskriva varje enskild handling i ärendet och ska vara så specifik som möjligt och får heller inte bestå av förkortningar. Handlingen får ett löpnummer i ärendet, exempelvis HDa 1.1-2021/12/1, men handlingens löpnummer skrivs sällan ut på pappershandlingen.

Handlingen kan vara ett dokument (papper eller digitalt), likväl som en samlad ansökan eller tjänsteanteckning till ett telefonsamtal. Ett telefonsamtal genererar inget dokument om inte en tjänsteanteckning skrivits. Ett originaldokument kan vara en digital handling eller en pappershandling som då kan skannas in. För direktskanning se nedan under rubrik Skanning. Notera att en digitalt inkommen handling om möjligt ska registreras i ursprungsformatet, dvs digitalt. För handlingen ska även handlingstyp anges i möjligaste mån.

En handling är alltid antingen inkommen, utgående eller upprättad. Här tänker vi oss hela Högskolan Dalarna som en enhet och gränsen går till en tänkt yttre parameter. Inkommen (till högskolan) och utgående (från högskolan) och det som stannar på högskolan är upprättat, till exempel protokoll, beslut eller verksamhetsuppdrag, alltså är den upprättad även om det ska skickas över till en annan organisatorisk del av högskolan.

Vilka uppgifter ska registreras?

Enligt offentlighets- och sekretesslagen ska det finnas fyra obligatoriska uppgifter (metadata). Dessa inbegriper:

  • Datum då handlingen inkom eller upprättades
  • Diarienummer eller annan beteckning
  • Avsändare/mottagare (får uteslutas om det krävs hänsyn till sekretess)
  • Ärendemening/Handlingsmening

Alla uppgifter som finns tillgängliga och kan registreras, ska registreras. Vi är ålagda att hålla sådan ordning på våra handlingar att vi kan söka upp dem vid ett senare tillfälle, till exempel utlämnande av allmän handling eller för uttag av statistik.

Registrera Motpart för alla inkomna och utgående handlingar.

Registrera bevakningsdatum där det är applicerbart, till exempel avtal, beslut som ska följas upp, ansöknings-/anbuds-tid som löper ut eller förordnanden/uppdrag som upphör.

Skrivregler för registrering

För att upprätthålla diarieföringssystemets kvalitet är det nödvändigt att högskolan upprätthåller gemensamma regler och rutiner. Följande enkla skrivregler gäller för användning av W3D3:

  • Skriv tydligt
  • Ta alltid med motparts diarienummer, och då skrivet exakt så som motparten gör. Allt för sökbarhetens skull.
  • Förkortningar används aldrig i ärendemening, annat än inom parentes efter namn.
  • Avsändare/mottagare och motpart – skrivs in med både fullt namn och eventuell förkortning inom parentes, till exempel Kultur och Samhälle (KS)
  • Ärendemeningen ska skrivas på svenska då vi har svensk språklag – engelsk text kan vara med som referens.
  • Var konsekvent vid benämning av ärende och handling – använd hjälp så långt möjligt vid skrivning av ärendemening med mera. Använd upprättade kategorier om sådan finns eller se hur ärendemening har skrivits vid tidigare ärenden av samma typ.
  • Skriv aldrig personnamn i ärendemening (använd fältet motpart i stället)
  • Skriv aldrig personnummer i ärende- eller handlingsmening!
  • Använd kategorisering om möjligt.

Skanning

Det finns möjlighet att direktskanna in dokument till W3D3 för att på ett enkelt sätt få tillgång till handlingarna i digital form. En handling som skannas in ses inte som en originalhandling, därför behöver även pappershandlingen sparas och sorteras in. Alla serier i diariet har en funktionsadress och till den finns det kortnummer och lösenkod.

Inkomna dokument i diarieförda ärenden ska vara digitalt tillgängliga, med undantag endast för bilagor av sådan omfattning att skanning skulle medföra orimliga kostnader.

Inkomna dokument som är av juridisk eller ekonomisk karaktär bör generellt skannas så att de finns digitalt tillgängliga för dem som har behörighet att hantera dem.

Serie, Funktionsadress, kortnr/lösen kod:

För tidigare serier se mejladresser W3D3.

Begränsningar i rätt att ta del av handlingar

I och med att du har behörighet att registrera eller se ärenden i en serie har du möjlighet att ta del av samtliga ärenden och handlingar i denna serie. Detta gör det möjligt för dig att enkelt hitta information, såväl om vilka ärenden som förekommit som de handlingar som registrerats. Det finns dock begränsningar i vilka rättigheter du har.

Personuppgifter

I ärendehanteringssystemet finns en stor mängd personuppgifter. Av regleringen av behandling av personuppgifter i personuppgiftslagen följer att anställda vid en myndighet endast bör ha tillgång till sådan information som de behöver för sitt arbete. Detta gäller även om uppgifterna är offentliga och ska lämnas ut till den som begär det. Detta innebär att varje sökning i diariet endast får göras för ett berättigat ändamål som har sin grund i verksamheten.

Ställ dig frågan: “Need to know – Nice to know”? Anställda får alltså inte söka efter uppgifter av privata skäl.

Registrering (Loggning)

För att begränsa nyttjande av ärendehanteringssystemet som inte ligger i tjänsten registreras allt användande. Bland de uppgifter som registreras ingår till exempel öppnande av ärenden, öppnande av handlingar och registrering i ärenden. Kontroll av vilka användare som utför aktivitet i ärende kan göras.

Sekretessmarkering

Om du är den som registrerar handlingar behöver du veta att det finns möjlighet att sekretessmarkera handlingar i ärende. För att sekretessmarkera handling behövs stöd för detta i Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) Denna sekretessmarkering utgör endast information om att handling är av känslig natur – det innebär inte att den automatiskt kommer att vara hemlig om någon begär ut den, utan sekretessprövning kommer ske i samband med begäran om utlämnande.

När du sekretessmarkerar en handling kommer handlingen endast att vara tillgänglig för dig själv och för andra som har tillräcklig behörighet i systemet. Övriga med ”se-behörighet” kommer se att det finns en sekretessmarkerad handling men inte dess namn, och de kan inte heller öppna och läsa den.

Kategorisering

För att lätt kunna söka efter ärenden och handlingar i W3D3 bör registreringen ske enligt gemensamma normer.

För att göra registreringen så enhetlig som möjligt finns rullistor i vissa fält. Exempelvis fält där ärendetyp, diariebeteckning och avdelningar kan benämnas. Det finns även möjlighet att lägga in i systemet vissa färdiga ärende- och handlingsmeningar.

Ytterligare en funktion för att likrikta registreringen är användandet av ärendemall (kategorisering). Med hjälp av denna funktion slipper användaren manuellt fylla i ärendekortet varje gång ett vanligt förekommande ärende ska registreras.

Avslut av ärenden

Pappershandlingar

När ärenden avslutas skapar registrator en pappersakt som omfattar samtliga diarieförda pappershandlingar. Det är handläggarens uppgift att rensa akten från kopior och rensa arbetsanteckningar där information, vilket tillfört ärendet information/uppgift, finns noterad på annat sätt. Om handlingen är skannad biläggs endast originalhandlingen. Handläggaren ansvarar för ärendets avslutande. Registrator ska Ad Acta-markera ärendet när det är avslutat.

Digitala handlingar

När ärenden som endast har digitala handlingar Ad acta-markeras ärendet av registrator efter besked från handläggare om att ärendet ska avslutas.

Arkivering
Informationshanteringsplan

Hur gör jag vid planerad frånvaro?
Samma regler gäller för mejl som för konventionell post vid tjänstemans frånvaro.

Vid planerad frånvaro kan registrator välja att antingen vidarebefordra sin personliga e-post till en kollega, eller läsa sin egen personliga mejl under frånvaro och då själv ser till att det som ska registreras blir registrerat utan dröjsmål.

Hjälp
För ytterligare information gällande ärendehanteringssystemet se W3D3:s användarmanual i systemet. Även för BeHDa finns lathund för användare inne i applikationen.

Senast granskad:
Senast granskad: