Arkiv och e-arkiv

Högskolan Dalarna är en statlig myndighet som omfattas av offentlighetsprincipen och regelverket kring allmänna handlingar.

Offentlighetsprincipen regleras i Tryckfrihetsförordningen, som är en av Sveriges grundlagar. I praktiken innebär det att allmänheten har rätt att ta del av våra handlingar. En allmän handling är en handling som, oavsett medium, förvaras hos Högskolan Dalarna och antingen inkommit till eller upprättats här. Handlingar blir också allmänna när de arkiveras.

Till arkivfunktionen vänder du dig när du vill ha hjälp med att arkivera handlingar, ta fram handlingar ur arkivet, eller få stöd i hur information ska hanteras.

  • Vi utbildar inom verksamheten gällande lagar och förordningar som rör informationsförvaltning.
  • Vi hjälper till med frågor kring utlämnande av allmän handling; offentlighet och sekretess.
  • Vi stöttar forskare kring hantering av forskningsdata.
  • Vi hjälper till att ställa relevanta arkivkrav vid upphandling och inköp av nya system.

Bevara eller gallra?

Utgångspunkten är att alla allmänna handlingar ska bevaras om inte Riksarkivet föreskriver att de får gallras. Med stöd i Riksarkivets föreskrifter har Högskolan Dalarna beslutat om lokala gallringsregler. Informationshanteringsplanen fungerar som högskolans tillämpningsbeslut när inte annat anges.

Utöver informationshanteringsplanen gäller även följande gallringsregler:

Leverera till arkiv/e-arkiv

Arkivering sköts med fördel av den som handlagt ärendet, eller åtminstone någon som har god kännedom om materialet. Leveranser till arkivet föranmäls till arkivarien och som stöd vid arkivläggning och leverans finns checklistor – en för analogt material och en för digitalt material.

Checklista för analoga leveranser till e-arkivet (pdf)

Checklista för digitala leveranser till e-arkivet (pdf)

E-arkiv

Idag produceras en övervägande del av handlingar digitalt. Även elektroniska handlingar är allmänna handlingar, varav många ska arkiveras och bevaras för framtiden. Arbete pågår just nu på Högskolan Dalarna med att upprätta ett e-arkiv. I väntan på detta finns en tillfällig lösning i form av en digital lagringsyta.

Vad är ett e-arkiv?

Ett e-arkiv har funktioner för inleverans av information, arkivering, lagring och gallring. Det har funktioner som säkrar informations autenticitet, tillförlighet, användbarhet och integritet. Informationen ska kunna göras tillgänglig och vara sökbar för användaren.

I längden är det inte optimalt att skriva ut handlingarna och arkivera analogt när det rör bevarande eller tillgänglighet till information. Vid arkivering ska handlingar bevaras i ursprungligt skick, oavsett om det är i digital eller analog form. Med hjälp av ett e-arkiv hittar du handlingar snabbare, du kan dela information enklare och arkivet tar upp mindre plats och resurser. Analoga arkiv behövs finnas kvar, men alla handlingar ska inte lagras där idag. 

Vad kan jag göra i väntan på ett e-arkiv?

Du kan i nuläget lagra information i vår digitala lagringsyta där information kan förvaras inför e-arkivering.  I förberedelse för en enklare framtida arkivering är det viktigt att vara konsekvent i namngivning av filer. Gällande filformat bör man utgå ifrån de som Riksarkivet bedömer lämpliga för långtidsarkivering enligt RA-FS 2009:2. För vägledning i val av filnamn och filformat, läs vår checklista för digitala leveranser.  
 
Arbetsmaterial, kopior och minnesanteckningar anses vanligen inte vara allmänna handlingar.

Arkivredovisning

Alla myndigheter måste enligt regelverket redovisa sina arkiv för att underlätta återsökning och allmänhetens insyn. Sedan 1 januari 2013 ska denna redovisning innehålla följande delar:

Lokaler

Centralarkivet finns på campus i Falun. Lokalen rymmer drygt 1000 hyllmeter. Ett mindre närarkiv finns dessutom i anslutning till högskolans förvaltning i Falun samt vid institutionsledningen i Borlänge.

Arkivorganisation

Högskoledirektören är arkivansvarig på Högskolan Dalarna och ansvarar för att bevaka övergripande arkivfrågor. Arkivarien ansvarar för vården av handlingar som överlämnats till arkivet. I uppdraget ingår också att bevaka utvecklingen på området, utarbeta förslag till lokala regler, vid behov informera och utbilda personal samt ge råd och stöd till verksamheterna. Verksamheter som hanterar stora mängder eller särskilt viktigt arkivmaterial kan dessutom utse arkivredogörare. Dessa ska då fungera som kontaktpersoner gentemot arkivarien och vara ett stöd till kollegor när det gäller regler och rutiner på området.

Tillsyn

Riksarkivet är tillsynsmyndighet och kan vid tillsynen inspektera hela eller delar av vår arkivverksamhet.

Senast granskad: