Allmänna riktlinjer för tillgängliga dokument

Här redovisas några övergripande aspekter som är viktiga att tänka på när du skapar dokument, oavsett om det är en presentation eller ett textdokument.

Vad säger lagen?

Dokument som har publicerats från och med 23 september 2018 ska vara tillgängliga samma datum som gäller för webbplatsen/extranätet där de visas. Dokument som har publicerats före 23 september 2018 är undantagna från lagen (men kan ändå begäras ut som tillgängliga vid förfrågan).

Ansvar och prioriteringar

Högskolans officiella dokumentmallar med dess korrekta formatinställningar ska i största möjliga mån användas då de är utformade för att ge goda förutsättningar för att dokumentet ska bli tillgänglighetsanpassat. Du som enskild medarbetare ska se till att ditt dokument är tillgänglighetsanpassat. Eventuella avvikelser redovisas i högskolans tillgänglighetsredogörelser. 

Högskolans prioriteringsordning är att i första hand tillgängliggöra dokument efter förfrågan från användare. Sedan ska nyproducerade dokument tillgängliggöras, det vill säga de som är producerade från och med 23 september 2020. ​I sista hand tillgänglighetsanpassas äldre material.

Samtliga av högskolans gällande styrdokument kommer att flyttas över till nya enhetliga, tillgänglighetsanpassade dokumentmallar. Anpassning av övriga dokument som är skapade och publicerade innan den 23 september 2020 anses av högskolan som oskäligt betungande, men de anpassas på begäran.

Användare kan skicka in en begäran om att få ett dokument tillgänglighetsanpassat och det är då ägaren av dokumentet som ansvarar för att det tillgänglighetsanpassas. 

Dokument på webbsidor ska i regel undvikas. I första hand ska information publiceras redaktionellt i webbformatet html. Då kan alla användare komma åt informationen utan att behöva öppna något i en särskild programvara.

I vissa fall kan det finnas behov av att ändå publicera ett dokument som en tillgänglighetsanpassad PDF, till exempel:

  • Längre rapporter och dokument.
  • Broschyrer och dokument för spridning.
  • Blanketter som inte kan ersättas med html-formulär​.
  • Dokumentet som ska signeras med digital signatur.
  • Styrdokument.

Anpassa ditt dokument efter tillgängliga format

En av de mest grundläggande riktlinjerna när det handlar om tillgänglig dokumentation är textens och dokumentets format. Det är därför viktigt att:

  • Använda dokumentets fördefinierade formatalternativ för rubrikstruktur och text.
  • Inte använda för små textstorlekar och gärna av typen san serif.
  • Se till att det är tillräcklig kontrast mellan text och bakgrund. Gärna svart text på vit bakgrund eller vit text på svart bakgrund.

Vissa färgkombinationer är mycket svårlästa (till exempel blå/röd och röd/grön).

Rubrikstruktur

Korrekta rubriker är avgörande när du skapar tillgängligt innehåll. Det gör det möjligt för de personer som använder skärmläsare att hoppa mellan olika rubriker i ett dokument och på så sätt spara tid.

Använd därför alltid de inbyggda verktygen för rubriksättning (format) i det program som du skriver i. Om du skapar rubrikerna själv genom att ändra teckenstorlek eller fetmarkera text uppfattas det inte som en rubrik av skärmläsaren. Alla populära program som Microsoft Word, PowerPoint och Open Office har stil- och formatalternativ som kan hjälpa dig att skapa en lämplig struktur i dina dokument.

Exempel:

Rubrik 1

Rubrik 2

Rubrik 3


Siffrorna i rubriken hjälper till att strukturera sammanhanget för skärmläsaren och hjälper till exempel synskadade läsare att förstå innehållet, även om de har svårt att se hur dokumentet är uppbyggt.

Lyft fram ditt innehåll

Skärmläsare har inte förmågan att identifiera olika teckensnitt, färger eller formaterad text som till exempel fet, kursiv, undertstruken. Det är därför viktigt att inte använda dessa karaktärsformat som det enda sättet att fånga läsarens uppmärksamhet eller förmedla information.

Om du till exempel använder röd text eller fetmarkering för att förstärka att något i din text är extra viktig så kommer de personer som använder skärmläsare inte veta att den texten är röd eller fet. De missar helt enkelt det och vet inte att det är extra viktigt.

Försäkra dig om att du använder ett tillgängligt alternativ när du vill ge en tydlig visuell indikation. Använd ett utropstecken i slutet av en mening som är extra viktig. Utropstecken och frågetecken får genomslag i intonationen hos en skärmläsare. Det innebär inte att verktyget läser upp ordet "frågetecken" utan att meningen läses med frågeintonation.

Skriv akademiskt men tillgängligt

I en text som är tillgängligt för alla läsare är det enklare att förstå budskapet. Om en mening är för komplicerad eller för lång får mottagaren inte ut något av den. Du kan göra din text tillgänglig för alla genom att:

  • Hålla meningarna korta. De bör inte innehålla mer än 20–25 ord.
  • Stämma av din text mot ett läsbarhetsindex, till exempel med hjälp av en LIX räknare.

Tillgängliga bilder i dokument

När det gäller bilder i dokument kan det vara bra att först fråga sig själv vilket syfte bilden har. Har den endast ett estetiskt syfte eller ger den användaren en visuell referens av något i texten? Om du är osäker på vad bilden fyller för funktion – använd den inte. Begränsa antalet objekt till maximalt fem stycken per sida och undvik rörliga och animerade bilder helt.

Alternativtext (alt-text)

Om du inte vill att skärmläsaren ska hoppa över bilder måste du lägga till en alternativtext för dem. Du behöver inte lägga till ”bild av” eftersom skärmläsaren redan vet att det är en bild. Var kortfattad, tydlig och beskrivande. Använd inte samma alternativtext för alla bilder, till exempel ”bild som illustrerar texten”. Det är meningslöst och gör det rörigt för studenter som använder skärmläsare.

Informationsgrafik

Informationsgrafik måste alltid ha ett textalternativ. Det är en beskrivning av samma information som ges i informationsgrafiken. Textalternativet bör finnas på sidan direkt efter infografiken.

Text i bilder

Enligt internationella riktlinjer för tillgänglighet (WCAG) ska inte text finnas i bilder. Förklara istället bilden med hjälp av text på sidan.

Länkar

Det är viktigt att dina länkar är beskrivande. Varje länk ska utgöra en beskrivning av det användaren kan förvänta sig att hitta när han eller hon klickar på länken. Undvik att använda ”klicka här” eller ”läs mer”. Skärmläsaren läser upp texten exakt som den står. Om samma länknamn repeteras (tänk dig att du hör ”klicka här, klicka här, klicka här” flera gånger) skapar det bara förvirring hos användarna. De måste förstå vart länken leder och varför de ska klicka på den.

Beskrivande länkar ger användare en kontext. Webbadresser eller URL:er är inte informativa och bör inte användas som beskrivningar. Gör istället texten beskrivande. Att öppna länkar i ett nytt fönster kan vara förvirrande eftersom skärmläsaren kastas in i en ny kontext. Undvik det.

Listor och tabeller

Använd de list- och tabellverktyg som är integrerade i det program du skriver i.

Listor

Korrekt skapade punktlistor informerar personen som använder skärmläsare om hur många punkter som finns i listan. Korrekt skapade numrerade listor informerar om hur många objekt som finns i den numrerade listan och läser upp siffran vid varje objekt.

Tabeller

Använd listor istället för tabeller när du kan. Tabeller kan göras tillgängliga, men de som använder skärmläsare måste känna till avancerade tangentbordskommandon för att kunna navigera i tabeller och förstå dem.

Om du måste använda tabeller är det viktigt att du använder kolumnrubriker, eftersom de då läses upp på nytt av skärmläsaren varje gång användaren navigerar till en ny cell. På så sätt får användaren sammanhanget för varje cell klart för sig. Tänk på hur uppläsningen kommer att låta för var och en av cellerna när du väljer kolumnrubriker och lägger till information i cellerna. Använd aldrig tabeller för att skapa en visuell layout.

Skapa tillgängliga dokument

För att ett PDF-dokument ska vara tillgängligt måste de till exempel vara ”taggade”. Det betyder att de då är försedda med en underliggande läsbar struktur. Enklaste sättet att skapa en tillgänglig PDF är att utgå från Microsoft Word.

Hur du skapar tillgängliga dokument i Word (resurs i Learn)

Fördjupning

Vill du fördjupa dig ytterligare i tillgänglighet och hur du till exempel skapar tillgängliga digitala lärmiljöer och allt vad det innebär så finns det en resurs skapad i Learn. 

Gå till resursen i Learn

Färdiga dokumentmallar i Office 365

När du öppnar Word eller PowerPoint kommer du åt högskolans mallar direkt i programmen. Mallarna ska underlätta för dig som medarbetare i vardagen, och är ett led i att förstärka och förtydliga högskolan som avsändare samt att förenkla arbetet med att uppfylla tillgänglighetslagen.

Mer om högskolans dokumentmallar

Skicka in önskemål på nya mallar

Arbetet med mallar kommer fortsätta och utifrån det behov som finns i organisationen kommer ytterligare mallar att tas fram. Använd gärna formuläret för att skicka in dina önskemål. Om du har synpynkter på befintliga mallar kan den/de du avser med fördel bifogas i formuläret.

Senast granskad: