Denna nyhet är äldre än 6 månader och är kanske inte aktuell längre.
Som myndighet är högskolan enligt lag skyldiga att leva upp till så väl offentlighetsprincipen som lagen om digital tillgänglig service. Det innebär att allmänheten har rätt att ta del av allmänna handlingar som upprättats av eller inkommit till högskolan, och att högskolan ansvarar för att det som produceras i organisationen är tillgänglighetsanpassat. Att dokument och presentationer är tillgänglighetsanpassade sker inte automatiskt, men genom de mallar som nu finns nåbara för alla medarbetare när de öppnar upp programmen Word eller PowerPoint har ett viktigt steg tagits. Nu finns en infrastruktur på plats som gör att mallarna är enkla att komma åt.
– Vi har haft mallar länge i organisationen men de har inte varit enkla att komma åt. Att de nu kommer finnas direkt i respektive användares dator – och du når dem när du öppnar exempelvis Word kommer underlätta, säger Ellinor Säfström, arkivarie, Rektors kansliet, och som arbetat aktivt med systemet Malva som hanterar mallarna.
Förtydliga högskolan som avsändare
Att högskolan har mallar är också en del av arbetet med att säkerställa att den visuella identiteten bibehålls och för att alla dokument ska ha samma uttryck för att förstärka och förtydliga högskolan som avsändare. Rätt typsnitt finns automatiskt på plats liksom logoplacering med mera.
– Vi ser fram emot att de nya mallarna nu börjar användas. Den testgrupp som under en tid använt sig av systemet har varit väldigt nöjda – framförallt för att mallarna är enkla att använda sig av och att det finns många mallar att välja på; allt från mall för PM, tjänsteanteckning till brevmall, konstaterar Ellinor.
Tips för PowerPoint
– Den nya PowerPoint-mall som tagits fram kommer inte magiskt förvandla en dålig presentation till en bra – det ligger mycket tankeverksamhet för att få till en bra presentation, konstaterar Maria Bergsten, digital strateg, Kommunikationsavdelningen. Och fortsätter:
Men mallarna kommer verkligen underlätta för alla – både den vane producenten av presentationer och den mer ovana. Mallen är ganska ren och enkel och det är ett strategiskt val av oss för att låta innehållet vara det som mottagaren fokuserar på, menar Maria. Användbara tips att arbeta i ny PowerPoint-mall finns även att ta del av.
Fortsatt arbete och stödsystem
Arbetet med mallar kommer fortsätta och utifrån det behov som finns i organisationen kommer ytterligare mallar att tas fram. För att de dokument som skapas med mallarna också ska vara tillgänglighetanpassade kommer ett stöd finnas att använda sig av längre fram.
Frågor och svar om de nya mallarna
Varför har vi mallar?
Mallarna är en del av arbetet med att säkerställa att den visuella identiteten för högskolan bibehålls och för att alla dokument ska ha samma uttryck för att förstärka och förtydliga högskolan som avsändare. Mallarna ska underlätta för användaren i det vardagliga arbetet – du som användare ska inte behöva fundera på vad som ska stå med när du skriver ett brev förutom själva innehållet.
Hur får jag mallarna till min dator?
It-avdelningen har per automatik delat ut mallarna till alla medarbetares användare – du ska inte behöva göra något. Hittar du dem inte, koppla upp dig på VPN för att säkerställa kopplingen mot högskolans servrar, och kom ihåg att starta om datorn om du inte gjort det på ett tag.
Hur hittar jag mallarna?
Du hittar mallarna i respektive programvara, Word och PowerPoint.
- Du öppnar upp programmet och väljer "tomt dokument"/ny tom presentation.
- Mallarna återfinns under högskolans logotype som du hittar till höger i listmenyn.
- Välj den mall du vill arbeta i.
Vilken mall ska jag använda när? Och när ska mallarna användas?
Ta för vana att alltid använda mallarna i ditt arbete då de är tänka att underlätta för dig. Vilken mall som ska användas när kan du få stöd i utifrån vad mallen heter i Word. Mallen för tjänsteanteckning är användbar till mycket – alltifrån en egen kom-ihåg-lista till egna anteckningar från ett möte.
Måste jag använda mallarna?
Mallarna är ett erbjudande och en service för dig i vardagen. Om du ska använda dig av en mall så är det högskolans mallar som ska användas när du producerar något i din roll som medarbetare.
Mallarna är inte till för studenter att använda sig av.
Får jag inte använda andra mallar?
När det är en del av högskolans myndighetsutövning och det vardagliga arbetet så ska inte andra mallar användas än högskolans.
Jag tycker mallarna är fula, visst kan jag justera dem?
Nej, du får inte justera i dem. Mallarna är framtagna med rätt typsnitt, teckengrad och logoplacering bland annat, detta ska inte justeras.