Om arkivfunktionen
Vänd dig till arkivfunktionen när du vill ha hjälp med att arkivera handlingar, ta fram handlingar ur arkivet eller få stöd i hur information ska hanteras.
Arkivfunktionen:
- Utbildar verksamheten i lagar och regler om informationsförvaltning
- Ger stöd i frågor kring utlämnande av allmän handling; offentlighet och sekretess
- Ger stöd till forskare kring hantering av forskningsdata
- Hjälper till att ställa arkivkrav vid upphandling och inköp av nya system
Bevara eller gallra?
Utgångspunkten är att alla allmänna handlingar ska bevaras, om inte Riksarkivet föreskriver att de får gallras. Högskolan Dalarna har lokala gallringsregler som bygger på Riksarkivets föreskrifter. Informationshanteringsplanen är högskolans beslut om hur handlingar ska hanteras, om inget annat anges.
Du kan begära ut informationshanteringsplanen genom att mejla till: arkiv@du.se
Utöver informationshanteringsplanen gäller även följande gallringsregler:
Regler för bevarande av elektroniska handlingar vid Högskolan Dalarna (pdf)
Leverera till arkivet
Den som har handlagt ett ärende ansvarar i första hand för att handlingarna arkiveras. Annars av någon som har god kännedom om materialet. Leveranser till arkivet föranmäls till arkivarien och som stöd vid arkivläggning och leverans finns checklistor – en för analogt material (papper) och en för digitalt material.
- Checklista för analoga leveranser till e-arkivet (pdf)
- Checklista för digitala leveranser till e-arkivet (pdf)
Vad är en allmän handling
Offentlighetsprincipen finns i Tryckfrihetsförordningen, en av Sveriges grundlagar. Det innebär att allmänheten har rätt att ta del av högskolans handlingar.
En handling är allmän när den:
- Förvaras hos Högskolan Dalarna
- Har inkommit till eller upprättats vid högskolan
Handlingar blir också allmänna när de arkiveras.
Arkivredovisning
Alla myndigheter måste enligt regelverket redovisa sina arkiv för att underlätta återsökning och allmänhetens insyn. Sedan 1 januari 2013 ska redovisningen innehålla:
- Arkivbeskrivning som beskriver verksamheten och de handlingar den genererar (PDF)
- Sök i Visual Arkiv (visualarkiv.se)
- Klassificeringsstruktur med tillhörande processbeskrivning (PDF)
- Dokumentation av arkivredovisningen (PDF)
Sök i arkivförteckningen
Du kan söka i högskolans arkivförteckning i webbtjänsten Visual Arkiv Sök. I arkivförteckningen redovisas arkiverade handlingar.
Sök i Visual Arkiv (visualarkiv.se)
Vill du få tillgång till en viss handling? Kontakta arkivfunktionen: arkiv@du.se
Lokaler
Centralarkivet finns på Campus Falun. Lokalen rymmer drygt 1000 hyllmeter. Ett mindre närarkiv finns i anslutning till högskolans förvaltning i Falun.
Arkivorganisation
Högskolan är enligt arkivlagen ansvarig för vården av sitt arkiv. För detta behövs en arkivorganisation, där ansvar och uppgifter fördelats. Chefen för avdelningen för ledningsstöd och ekonomi är högskolans arkivansvariga och ansvarar för att bevaka övergripande arkivfrågor.
Högskolan Dalarnas arkivorganisation (pdf)
Tillsyn
Riksarkivet är tillsynsmyndighet och inspekterar regelbundet hela eller delar av vår arkivverksamhet.
Senast granskad: 25 augusti 2025