Syftet med beläggningsmätning
Högskolan Dalarna arbetar långsiktigt för att använda lokaler på ett hållbart och effektivt sätt. För att kunna planera och utveckla våra lokaler behöver vi veta hur de används i vardagen. Syftet med beläggningsmätning är att ta fram underlag som visar hur lokalerna nyttjas i praktiken. Resultatet används som stöd i planering och utveckling av lokalerna. På så sätt kan vi använda våra resurser mer effektivt, skapa bättre förutsättningar för arbetsmiljön och bidra till en långsiktigt hållbar lokalförsörjning.
Olika metoder används för att samla in underlag
För att förstå hur lokalerna används och vilka behov som finns framåt använder vi ofta flera olika metoder. Genom att kombinera dialog med användare, statistik från bokningssystem och sensordata får vi ett mer tillförlitligt underlag för planering och beslut.
Rörelsedata och GDPR
Vid beläggningsmätning används sensorer som kan visa om ett utrymme eller en plats används eller inte. De flesta sensorer registrerar rörelse eller närvaro, ungefär som när belysning tänds automatiskt när någon kommer in i ett rum. I vissa fall kan även andra typer av sensorer användas, till exempel sensorer som mäter värme eller luftkvalitet.
Beläggningssystemet är inte avsett att identifiera enskilda personer. Uppgifter som kopplas till exempelvis ett visst kontorsrum kan dock i vissa fall räknas som personuppgifter. I sådana fall hanterar Högskolan Dalarna uppgifterna enligt dataskyddsförordningen, GDPR.
Du kan läsa mer på sidan Behandling av personuppgifter, Högskolan Dalarna. Om du har synpunkter på hur högskolan hanterar personuppgifter kan du också vända dig till tillsynsmyndigheten Integritetsmyndigheten (IMY).
Generella frågor och svar om beläggningsmätning med sensorer
Vad menas med beläggningsmätning och sensor?
Beläggningsmätning: Innebär att man samlar in information om hur ofta och hur mycket olika lokaler används.
Sensor: En sensor är en liten teknisk enhet som kan känna av och registrera något i omgivningen. I det här fallet används sensorer som registrerar om ett rum eller en plats används eller inte genom till exempel rörelse eller värme. Sensorerna i beläggningsmätningen spelar inte in ljud, bild eller annan personlig information.
Varför genomförs beläggningsmätning?
Beläggningsmätning genomförs för att få bättre kunskap om hur högskolans lokaler används i praktiken. Underlaget hjälper oss att planera, utveckla och anpassa lokalerna efter verksamhetens behov samt använda högskolans resurser på ett hållbart och effektivt sätt.
Vilka lokaler omfattas av beläggningsmätning?
Beläggningsmätningen omfattar i första hand kontor, mötesrum, undervisningssalar och grupprum. I ett senare skede kan även andra typer av ytor bli aktuella, till exempel studieplatser.
Hur länge pågår beläggningsmätningen?
Mätningen pågår kontinuerligt för att ge en rättvis bild av hur lokalerna används över tid. Genom att följa användningen under en längre period kan tillfälliga variationer få mindre påverkan på helhetsbilden.
Kan sensordata kopplas till mitt namn, passerkort eller schema?
Nej. Beläggningsmätningen är inte avsedd att koppla information till enskilda personers namn, passerkort, schema eller liknande. Informationen används för att förstå lokalanvändning på en övergripande nivå.
Spelar sensorerna in ljud eller bild?
Nej. Sensorerna som används för beläggningsmätning är inte avsedda för att spela in ljud eller bild. De används för att ge information om exempelvis rörelse, närvaro eller annan beläggningsrelaterad data.
Används sensordata för att övervaka personal eller studenter?
Nej. Syftet med beläggningsmätning är att förstå hur lokaler används, inte att övervaka eller följa enskilda personer. Informationen från sensorerna används inte för att kontrollera medarbetare eller studenter.
Hur skyddas medarbetares och studenters integritet när sensorerna används?
Högskolan Dalarna värnar om den personliga integriteten. Sensorerna är inte avsedda för att identifiera enskilda personer och informationen kopplas inte till namngivna individer. Uppgifterna används för att förstå beläggningen i lokaler och som underlag för planering, inte för individuppföljning.
Vem har tillgång till data som samlas in med hjälp av sensorer?
Tillgången till data är begränsad till funktioner som arbetar med lokalplanering och fastighetsfrågor:
- Enhetschef för lokalplanering
- Lokalstrateg
- Fastighetschef vid avdelningen för fastighets- och campusplanering
Utanför dessa funktioner delas endast sammanställd information.
Kan lokaler observeras manuellt i stället för att sensorer sätts upp?
Manuella observationer kan användas i vissa sammanhang, men de är tidskrävande och ger ofta bara en ögonblicksbild. Sensorer kan ge en mer kontinuerlig bild av hur lokaler används över en längre period. Det gör underlaget mer tillförlitligt och heltäckande, samtidigt som metoden är mer resurssnål än återkommande manuella observationer.
Kan sensorinformation verkligen ge en korrekt bild av hur lokaler används?
Sensorer är ett av flera verktyg för att samla in underlag. Sensordata används inte isolerat, utan kombineras med annan information, till exempel bokningsstatistik, intervjuer, enkäter eller dialoger med verksamheten. Tillsammans ger dessa underlag en mer komplett och rättvisande bild av hur lokalerna används.
Varför behövs sensorer om vi redan har bokningssystem?
Bokningssystem visar när en lokal är bokad, men inte alltid om lokalen faktiskt används under den bokade tiden eller hur många som är närvarande. Sensorer kan bidra med information om faktisk användning, vilket kan vara värdefullt vid till exempel lokalplanering, utveckling av arbetsmiljöer och planering av lokalvård.
Hur kommer sensorinformation att användas i framtida beslut om högskolans lokaler?
Sensordata kan användas som ett komplement till andra underlag när högskolan planerar eller utvecklar sina lokaler. Det kan till exempel handla om utredningar kring flytt, omstrukturering eller förändrade lokalbehov. Underlaget vägs då samman med exempelvis lokalförsörjningsplan, bokningsdata, dialoger och intervjuer med berörd verksamhet.
Vad är skillnaden mellan bokningsdata och sensordata?
Bokningsdata visar när en lokal är bokad. Sensordata kan ge information om lokalen faktiskt används under den bokade tiden. Tillsammans kan dessa underlag ge en bättre bild av både planerad och faktisk användning.