När du har kontakt med en leverantör som ska fakturera Högskolan Dalarna, hänvisa till fakturainformationen på du.se:
Fakturering och ekonomisk information
Här finns alla aktuella uppgifter som leverantören behöver för att kunna fakturera på rätt sätt.
Grundläggande krav på leverantörsfakturor
- Objektnummer och referens ska alltid anges.
- Betalningsvillkor: 30 dagar.
- Fakturan måste vara digital och skickas via särskilda system.
- Leverantörer utanför Sverige ska ange vårt momsregistreringsnummer: SE202100290801.
Attestering, kontering och ansvar
Leverantörsfakturor attesteras och konteras i verktyget Agresso. När du har en faktura att ta hand om får du ett automatiskt meddelande via mejl.
I Agresso finns rollerna godkännare och attestant.
Godkännarens ansvar
Godkännaren ska ange rätt kontonummer, rätt objektnummer och kontrollera att fakturan stämmer:
- Är varan eller tjänsten beställd?
- Är rätt vara eller tjänst levererad?
- Stämmer styckepris och andra detaljer?
- Är relevanta bilagor kopplade till fakturan? Gäller exempelvis representation.
Att uppgifterna är korrekta är viktigt, både utifrån lagkrav och för att kostnaden ska belasta rätt verksamhet och budget.
Attestantens ansvar
Attestanten ansvarar för att medel finns på det objekt som kostnaden belastar. Det är också attestanten som är ansvarig för budget, prognos och för att rapportera avvikelser.
Överstiger beloppet 500 000 kronor får fakturan endast attesteras av rektor, förvaltningschef och ekonomichef.
Förenklad administration
För vissa kostnader och fakturor finns särskilda rutiner som innebär en minskad administration.
- Mobiltelefonifakturor attesteras och konteras automatiskt om beloppet är lägre än 200 kronor.
- Datorkostnader bokförs per användare på det objekt som angavs vid beställningen.
- Elektroniska beställningar (e-beställningar) attesteras innan inköp och blir allt vanligare. Hittills använder vi e-beställningar för datorer, kontorsmaterial och viss litteratur.