Från och med vecka 12 kommer fältet ”beskrivning” vara en obligatorisk uppgift att fylla i, i samband med godkännande av faktura i Unit4 ERP (Agresso). Ändringen syftar till att öka kvaliteten i vår redovisning, leda till bättre rapporter och analyser samt enklare och smidigare uppföljningar för alla parter.
När du har kontakt med en leverantör som ska fakturera Högskolan Dalarna, hänvisa till fakturainformationen på du.se:
Fakturering och ekonomisk information
Här finns alla aktuella uppgifter som leverantören behöver för att kunna fakturera på rätt sätt.
Grundläggande krav på leverantörsfakturor
- Objektnummer och referens (beställarens namn) ska alltid anges.
- Betalningsvillkor: 30 dagar.
- Fakturan måste vara digital och skickas via särskilda system.
- Leverantörer utanför Sverige ska ange sitt VAT-nummer samt vårt VAT-nummer SE202100290801.
- I de flesta fall behöver leverantören även märka fakturan med texten "reverse charge", eftersom omvänd skattskyldighet gäller (undantag för inköp där vi deltagit på plats utanför Sverige).
Attestering, kontering och ansvar
Leverantörsfakturor attesteras och konteras i verktyget Unit4 ERP (Agresso). När du har en faktura att ta hand om får du ett automatiskt meddelande via mejl. Fakturor betalas på förfallodatumet även om de är färdighanterade innan dess. Det är viktigt att du hanterar fakturan omgående för att alla steg inför betalning ska hinnas med innan betaldatumet och för att bokföringen ska bli korrekt.
I Agresso finns rollerna godkännare och attestant.
Godkännarens ansvar
Godkännaren ska ange rätt kontonummer och rätt objektnummer samt fylla i en kort beskrivning av vad fakturan avser. Om attestanten bedömer att beskrivningen behöver kompletteras eller justeras får du tillbaka fakturan.
Godkännaren ska även kontrollera att fakturan stämmer:
- Är varan eller tjänsten beställd?
- Är rätt vara eller tjänst levererad?
- Stämmer styckepris och andra detaljer?
- Är relevanta bilagor kopplade till fakturan? Gäller exempelvis representation.
Att uppgifterna är korrekta är viktigt, både utifrån lagkrav och för att kostnaden ska belasta rätt verksamhet och budget.
Här finns beskrivning av vad fältet ”beskrivning” (röd ruta) bör innehålla samt några exempel
som kan vara ett stöd när du som godkännare ska fylla i fältet.
Resor, kurser och konferenser
Ange syfte, destination och datum för händelsen, till exempel:
- "Språknätverket Stockholm 2026-02-03"
- "Utbildning ekonomistyrning Statskontoret 2026-02-03"
- "Erfarenhetsutbyte Örebro universitet 2026-03-01--03"
- "Avdelningskonferens Tällberg 2026-03-01--02"
Kom ihåg att alltid bifoga ett program och en deltagarförteckning om fakturan avser en konferens.
Representation
Bifoga alltid en bilaga med information om deltagare och syfte. Tänk på att följa högskolans
representationsregler. Eventuella kassakvitton som hör till fakturan ska biläggas.
I beskrivningsfältet anger du syfte och datum för händelsen, till exempel:
- "Jullunch avdelning X, 2026-12-10"
- "Pensionsavtackning Anna Andersson, 2026-03-01"
- "Gåva till gästföreläsare Erik Eriksson, 2026-03-01"
Inköp av varor och investeringar
I beskrivningsfältet fyller du i en kort beskrivning av det som du köpt in, till exempel:
- ”Bildskärm Bosse Bengtsson”
- "Växter till ljusgården Falun"
- ”Förbrukningsvaror till KTC”
- ”Belysning Solcellslab”
Om det är ett återkommande inköp, ange även månad och år, till exempel:
- "Headset feb 2026", "Headset mars 2026”,” Headset apr 2026", osv.
Är det en investering (varor över 20 000 kronor) ska du även ange i kommentarsfältet om det är en
nyinvestering eller tillägg till en befintlig investering.
Inköp av tjänster
Ge en kort beskrivning av tjänsten som du köpt, till exempel:
- "Konsult ljudproduktion kurs X HT26"
- "VFU sjuksköterskor Region Dalarna VT26"
- ”Medverkande i forskningsprojekt X feb-okt 2026”
Om det är ett återkommande inköp, ange även månad och år, till exempel:
- "Annons Google aug 2026", "Annons Google sep 2026", "Annons Google okt 2026", osv.
Attestantens ansvar
Attestanten ansvarar för att medel finns på det objekt som kostnaden belastar. Det är också attestanten som är ansvarig för budget, prognos och för att rapportera avvikelser.
Överstiger beloppet 500 000 kronor får fakturan endast attesteras av rektor, förvaltningschef och ekonomichef.
Förenklad administration
För vissa kostnader och fakturor finns särskilda rutiner som innebär en minskad administration.
- Mobiltelefonifakturor attesteras och konteras automatiskt om beloppet är lägre än 200 kronor.
- Datorkostnader bokförs per användare på det objekt som angavs vid beställningen.
- Elektroniska beställningar (e-beställningar) attesteras innan inköp och blir allt vanligare. Hittills använder vi e-beställningar för datorer, kontorsmaterial och viss litteratur.