Denna nyhet är äldre än 6 månader och är kanske inte aktuell längre.
– Idag saknas bra hantering av våra styrdokument, exempelvis kan det finnas flera versioner av samma styrdokument, de kan vara svåra att hitta och det finns inget enhetligt arbetssätt som kvalitetssäkrar våra styrdokument. Det är en av sakerna vi genom det nya digitala arbetssättet kommer kunna undvika, säger Ellinor Säfström, arkivarie. Information om den nya processen för att skapa eller revidera styrdokument kommer publiceras på medarbetarwebben, fram till dess kan ni kontakta Rektors kansli.
Enhetliga mallar för att underlätta
Samtliga gällande styrdokument ska flyttas över till nya enhetliga, tillgänglighetsanpassade dokumentmallar och hanteras i Microsoft365/SharePoint och BeHDa. En översyn av redan gällande styrdokument pågår som ett led i arbetet och vid behov kommer de behöva revideras. Styrdokumenten för 2021-2018 flyttas utan revidering och beslutas om av rektor. Styrdokumenten för 2017-2007, eller tidigare revideras av respektive ansvarig avdelning som kommer kontaktas för att få stöd i revideringsarbetet. Styrdokumenten kommer presenteras på nya medarbetarwebben och du.se.
– Med det nya arbetssättet kommer vi kunna säkerställa att det är rätt version som är publicerad, inga tveksamheter ska finnas kring huruvida styrdokumenten är gällande eller ej, konstaterar Ellinor Säfström.
Även arbetssättet med att ta fram nya och revidera styrdokument kommer förbättras. Det ska också ses som ett långsiktigt arbete då detta första steg handlar om att få ordning och reda på dokumenten, framöver finns också behov att se över strukturen på exempelvis innehållet, rubriksättning och benämningar.
Tydlig gemensam namnsättning
I samband med översynen och flytt till nya dokumentmallar ändras viss formalia, vissa ändringar av organisationsbenämning görs, exempelvis ändras benämningen akademi till institution, akademichef till prefekt. Formulering av titel på styrdokumentet ändras också alla namnges dokument namnges på samma sätt. Exempelvis ska ett regeldokument heta "Regler för…" och "…vid Högskolan Dalarna" tas bort då det utifrån mallens utseende är givet att styrdokumentet rör Högskolan Dalarna.
Tills vidare går de nya styrdokumenten att hitta på du.se. På sikt kommer samtliga styrdokument att hanteras från SharePoint och speglas ut på du.se och Medarbetarwebben.
På högskolan finns numera fyra typer av styrdokument:
- Policy
- Regel
- Arbetsordning (instruktion för funktion)
- Handläggningsordning