Zoom för medarbetare

För god kvalitet rekommenderas en uppkoppling på minst 1,5 Mbit/s. Har du en lägre uppkoppling anpassar sig systemet efter det.

För kontroll av uppkopplingshastigheten: Bredbandskollen.se

Leverantörens information om systemkrav (Leverantörens webbsida)

Utrustning

Använd headset eller bordsmikrofon samt webbkamera för bästa ljud- och bildkvalitet. Du som medarbetare kan få tillgång till utrustning via NGL-centrum.

Mer information om headset, bordsmikrofon och webbkamera

Ladda ner appen på leverantörens webbsida, Zooms Download Center.

• Klicka på "Download" under "Zoom Client for Meetings".
• Kör sedan installationsprogrammet.

Observera att det löpande kommer nya versioner av Zoom. Du uppdaterar enklast via Zoom-appen.

 

1. Öppna Zoom-appen.
2. Klicka på dina initialer eller din bild högst upp i högra hörnet.
3. Välj "Check for Updates".

Vi rekommenderar att du använder Zoom via dator, men möjlighet att använda Zoom på mobil enhet finns. Ladda ner Zoom-appen via App Store eller Google Play. Kom ihåg att logga in via SSO (se instruktioner under "Logga in"). På leverantörens webbsida kan du läsa om hur du använder Zoom på din mobila enhet.

Instruktion mobil enhet (Leverantörens webbsida)

Högskolan Dalarna har ett avtal med Zoom för att du som medarbetare eller student ska kunna ha digitala möten i en säkrare Zoommiljö. För att komma åt den säkra Zoommiljön, använd inlogg via SSO.

Logga in

1. När Zoom-appen är installerad får du upp en ruta om att gå med i möte ("Join a Meeting") samt att logga in ("Sign in"). Klicka på "Sign in" för att börja inloggningen.
2. Klicka på "Sign in with SSO" uppe till höger eller "SSO" en bit ned. Det är en bild på en nyckel där.
3. Fyll i högskolans domännamn "du-se" i rutan "Company Domain". Klicka sedan på "Continue".
4. Logga in via högskolans "cas-inloggning" (den vanliga lila).
5. Kommer du inte till "cas-inloggning" betyder det att du redan är inloggad.

Observera att du behöver logga in via SSO på varje ny enhet som du använder Zoom på.

Fördelar med att logga in via SSO:

• Automatiskt rätt namn.
• Du slipper att per automatik hamna i ett väntrum.
• Egen permanent länk till personligt Zoom-möte där du kan spela in samt låsa ditt möte.
• Möjlighet att skapa egna länkar till återkommande Zoom-möten med tillgång till egna "Breakout Room".

Logga ut

Har du redan skapat en användare i Zoom rekommenderar vi att du loggar ut och sedan loggar in igen i den säkra Zoommiljön via SSO. För att logga ut:

1. Öppna Zoom och klicka på dina initialer högst upp i högra hörnet.
2. Välj "Sign out".
3. Logga sedan in igen genom att följa instruktionerna ovan.

Ytterligare instruktioner (Leverantörens webbsida)

Möteslänk

Har du en möteslänk kan du ansluta direkt till mötet genom att klicka på länken. Möteslänken får du i mötesinbjudan via e-post eller Learn.

Din personliga möteslänk hittar du på din profilsida i Zoom.

Till vissa möten behöver du en möteskod för att vara behörig att delta i mötet. På leverantörens hemsida finns instruktioner för hur du går med i ett möte genom att ange möteskod.

Digitala möten bokade via TimeEdit

På sidan Lista digitala möten hittar du de digitala möten, seminarier, föreläsningar, redovisningar, workshops med mera som bokats via högskolans centrala bokningsystem TimeEdit.

På sidan du-se.zoom.us/profile hittar du din profilsida i Zoom.

Via din profilsida kan du:

• Skapa nya Zoommöten, om du inte vill använda de centralt bokade digitala mötena: 
  
  1. Klicka på "Schedule a meeting".
  2. Välj titel ("Topic") för mötet. Ange det viktigaste först till exempel kurskod. Om support hjälper någon att hitta ett pågående möte letar de efter mötets titel samt skaparen av mötet.
  3. Du kan redigera inställningarna för mötet, till exempel säkerhet, video, ljud, mötets förutsättningar samt ange extra värd ("Co-Host").
  4. Genom att ange extra värd ("Co-Host") kan någon annan ta hand om mötet, om du inte är med hela tiden. Extra värd ("Co-Host") har samma rättigheter och kommer åt samma funktioner som du som värd ("Host").
• Skapa återkommande möten:
  
  1. Välj "Recurring Meeting".
  2. Byt från "No Fixed Time" under "Recurrence".

Vi rekommenderar att du använder Zoom via dator, men möjlighet att använda Zoom på mobil enhet finns. På leverantörens webbsida kan du läsa om hur du använder Zoom på din mobila enhet.

Instruktion mobil enhet (Leverantörens webbsida)

Boka digitalt möte för undervisning

För att boka digitala möten som används i undervisning, använd bokningssystemet TimeEdit.
Digitala möten som bokas via TimeEdit är kopplade till högskolans säkra Zoommiljö samt syns i schemat på studentwebben. Tänk på att du själv måste göra dig till värd för mötet, se information under "Värdar ("Host") och extravärdar ("Co-host").

Det går även att schemalägga via Zoom:s hemsida, https://du-se.zoom.us/meeting

Boka digitalt möte via Outlook

Ladda ned programmet Zoom Plugin for Microsoft Outlook och installera det.

1. Gå till kalendern i Outlook.
2. Klicka på "Schedule a Meeting, Zoom".

Boka digitalt möte via Zoom-appen

1. Logga in i Zoom-appen.
2. Klicka på "Schedule" för att boka/schemalägga ett möte.
3. Välj "New Meeting" för att skapa ett nytt möte. Du får en möteslänk eller en inbjudan som du kan skicka till dem du vill bjuda in till mötet.
4. Välj titel ("Topic") för mötet. Ange det viktigaste först till exempel kurskod. Om support hjälper någon att hitta ett pågående möte letar de efter mötets titel samt skaparen av mötet.
5. Du kan redigera inställningarna för mötet, till exempel säkerhet, video, ljud, mötets förutsättningar samt ange extra värd ("Co-Host").
6. Genom att ange extra värd ("Co-Host") kan någon annan ta hand om mötet, om du inte är med hela tiden. Extra värd ("Co-Host") har samma rättigheter och kommer åt samma funktioner som du som värd ("Host").

Boka återkommande möten

Du kan även boka återkommande möten via din personliga profilsida i Zoom.

1. Välj "Recurring Meeting".
2. Byt från "No Fixed Time" under "Recurrence".

För att höra (högtalare) och för att höras (mikrofon) behöver du ansluta ditt ljud till det digitala mötet. Du kommer in i mötet med ljud och bild på, om du inte kryssar i alternativet: “Do not connect to audio”.

Anslut ljud under pågående digitalt möte

1. Klicka på pilen bredvid headsetsymbolen.
2. Välj den ljudkälla du vill använda under "Select a Microphone".

Stäng av eller slå på din mikrofon under mötet

1. Stäng av ljud, klicka på "Mute". Det blir ett rött streck över mikrofonsymbolen.
2. Starta mikrofonen, klicka på "Unmute" längst ned till vänster.

Koppla bort ljudet i programmet Zoom

1. Klicka på inställningar för ditt ljud och mikrofon, pilen bredvid mikrofonsymbolen.
2. Välj "Leave Computer Audio".

Felsökning av ljud

1. Klicka på pilen till höger om mikrofonen för att se vilken mikrofon och vilken högtalare som är aktiv.
2. Prova att markera någon av de andra mikrofon- och/eller högtalarkällorna.
3. Klicka på "Test Speaker & Microphone" för att testa ljudet.

Testa ditt ljud innan ett möte (Leverantörens webbsida)

Anslut video

Sätt gärna på din video när du ansluter dig till videomötet. Du kommer in i det digitala mötet med bild på, om du inte kryssar i: “Turn off my video”.

Starta video under pågående digitalt möte

1. Klicka på pilen bredvid videosymbolen.
2. Välj den videokälla du vill använda under "Select a Camera".

Stäng av eller starta video under pågående digitalt möte

1. Stäng av video, klicka på "Stop Video". Det blir ett rött streck över videosymbolen.
2. Starta video, klicka på "Start Video" vid videosymbolen längst ned till vänster.

Felsökning

1. Klicka på pilen till höger om videosymbolen, pilen bredvid videosymbolen för att se vilken kamera som är aktiv.
2. Prova att markera någon av de andra kamerakällorna.
3. Klicka på "Test Speaker & Microphone" för att testa ljudet.

Instruktion testa videoinställningar (Leverantörens webbsida)

Räck upp handen

Deltagare

• Använd funktionen "Raise hand" (räcka upp handen) för att påkalla uppmärksamhet.
• Du hittar funktionen under "Reactions".
• För att ta ner handen måste du klicka på handsymbolen igen.

För dig som Värd och extravärd

• När deltagaren har räckt upp handen, ser du en hand på deltagarens videobild.
• Du kan se samtliga deltagares uppräckta händer under "Manage participants".
• Du kan inte se i vilken ordning deltagarna räckt upp handen.
• Som värd ("Host") och extravärd ("Co-host") finns inte funktionen "Raise hand" (räcka upp handen) när du delar skärm.

Instruktion räcka upp handen (Leverantörens webbsida)

Chatta

Under mötet kan deltagare chatta med varandra eller ställa en fråga.

• Klicka på "Chat" i nedre menyraden (ser ut som en pratbubbla).

• Du kan chatta med alla genom att välja "To Everyone".

• Du kan chatta privata med en deltagare i mötet.
• Välj personens namn i listan med mötesdeltagare. Det är bara den personen du väljer att skicka till som ser meddelandet.

Spara chatt

För deltagare

• För att spara det som skrivits klickar du på chatten.
• Klicka på de tre punkterna till höger om "File".
• Välj "Save chat".
• Chatten sparas på din dator under Dokument i mappen Zoom i mapp med mötets datum.

För värd

• För dig som är värd för mötet sparas chatten automatiskt på din dator under dokument i mappen Zoom i mapp med mötets datum.

Reaktioner

• I panelen längst ner kan du välja olika reaktioner genom att klicka på ”Reactions”.
• Det är användbart om du vill visa en reaktion på något som sagts i mötet.
• Reaktionssymbolen syns på din videobild. Den försvinner sedan automatiskt.

Du kan dela material med andra deltagare i mötet genom att dela skärm (”Share Screen”) eller genom att lägga in text, länk och fil i chatten.

Dela skärm

• Stäng alla dokument du inte behöver i mötet för att lättare hitta det du ska dela.
• För att dela skärm klickar du på "Share Screen" i nedre menyraden.

• Klicka på "Share".
• En grön ruta markerar det material som du delar.

• När du vill sluta dela, klickar du på "Stop Sharing".

Många användare av Mac-datorer måste tillåta i systeminställningar på datorn att Zoom spelar in skärmen. Mer här på leverantörens webbsida. 

Instruktion dela skärm (Leverantörens webbsida)

Dela material i chatten

Du kan använda chatten för att skicka filer till mötesdeltagare under pågående möte.

1. Klicka på "Chat" i nedre menyraden (ser ut som en pratbubbla).
2. Välj om du vill skicka filerna till till alla eller till en specifik mötesdeltagare vid ”To”.
3. Klicka på ”File” till höger om mottagare.
4. Välj varifrån du ska hämta filen.
5. Dubbelklicka på filen som ska skickas.

För att dela material via länk eller text, använd chatten. Se instruktion under ”Chatta".

Dela video med ljud

1. Öppna videon som du vill dela.
2. Använd funktionen dela skärm.
3. Kryssa i rutan "Share Sound" för att deltagarna ska kunna höra ljudet från videon.

Grupprum ("Breakout Rooms") kan skapas av mötesvärden ("Host"). Värden bestämmer hur många grupprum som ska användas. Det finns tre olika sätt för gruppindelning.

Skapa grupprum (“Breakout Rooms”)

1. Skapa grupprum genom att klicka på "Create Rooms". 
   
   
   
   
2. Välj antal grupprum.
3. Välj hur gruppindelningen ska göras. Det finns tre olika sätt:
   
   - Väljer du automatisk indelning så tilldelas varje deltagare ett grupprum.
   - Du kan låta deltagarna själva välja grupprum.
   - Väljer du manuell indelning behöver du tilldela deltagare ett grupprum.

1. Klicka på "Assign" till höger om ett grupprum för att visa listan över deltagare.

2. Markera de deltagare som ska vara med i grupprummet.
   
    

3. Upprepa punkt 1 och 2 för alla grupprum.

Flytta deltagare mellan rum

1. Håll muspekaren över namnet på den deltagare du vill flytta.
2. Välj "Move to..." 
3. Välj "Exchange with..." om du vill byta plats på två deltagare.

Inställningar för grupprum

Under "Options" hittar du inställningar för grupprummen.

Du kan göra olika inställningar:

• Tillåt att deltagarna återvänder till huvudrummet ("Main Session") när de vill. Detta är användbart om deltagare vill ställa en fråga till dig och sedan gå tillbaka till sitt grupprum.
• Om du vill att deltagarna ska vara i ett grupprum ett visst antal minuter, välj att grupprummen ska stängas automatiskt efter X minuter. Du kan också bocka för att få ett meddelande att tiden är ute.
• Om du inte väljer automatisk stängning av grupprummen, måste du stänga dem manuellt.
• Om deltagarna ska få en förvarning innan rummen stängs, bockar du för "Countdown" och anger valfri nedräkningstid.
• När deltagarna ska förflyttas till grupprummen, klicka på ”Open all rooms”.

Som värd kan du skicka ett kort textmeddelande till grupprummen.

När deltagarna är i grupprummen kan de lämna sitt grupprum genom "Leave Room", se nedräkningen när rummen snart ska stängas, samt påkalla hjälp från värden med "Ask for help".

Instruktion för grupprum (Leverantörens webbsida)

Hantera grupprum (Leverantörens webbsida)

Värd för centralt bokade möten

Om ditt digitala möte bokats via högskolans centrala bokningssystem Time Edit behöver du själv göra dig till värd för mötet (gäller endast personal). 

Extravärdar ("Co-host")

Som värd ("Host") kan du utse någon till extravärd ("Co-host"). Det går att utse en extravärd under pågående digitalt möte eller när du bokar ett möte. En extravärd kan bland annat sköta grupprum ("Breakout Rooms") och spela in mötet.

Under pågående möte

1. Klicka på de tre prickar uppe till höger i deltagarens videobild.
2. I menyn väljer du "Make Co-host".

Eller:

1. Klicka på "Manage participants".
2. Klicka på "More" till höger om deltagarens namn. 
3. Välj "Make Co-host" i menyn.

För att utse extravärd när du bokar mötet, se information under "Boka digitalt möte".

Om du är värd för mötet och behöver lämna mötet behöver du utse en extravärd som blir ny värd när du lämnar mötet. Gör du inte det avslutas mötet för alla deltagare.

Genom att använda väntrum kan du som värd styra vilka som släpps in i det digitala mötet. Är mötet bokat via TimeEdit kommer de som är inloggade via SSO direkt in i mötet. De som inte är inloggade via SSO hamnar i väntrum. Bokar du det digitala mötet själv (via Outlook, Zoomappen eller din profilsida) kan du välja om du vill använda väntrum eller inte.

Som värd

1. I deltagarlistan ser du vilka som är i väntrummet.
2. Du får även upp ett meddelande när någon befinner sig i väntrummet. 
   
   
3. Välj vem eller vilka du vill släppa in genom att klicka på "Admit" eller "Admit All". 
   
   
4. Du kan skriva chattmeddelanden till deltagaren i väntrummet, men den kan inte svara.

Mötesdeltagare i väntrum

1. Vänta på att bli insläppt i mötet av värden.
2. Deltagare i väntrum ser inte de andra som eventuellt också befinner sig i väntrummet.
3. I väntrummet går det att testa ditt eget ljud genom att klicka på "Test Computer Audio".
   

Flytta mötesdeltagare till väntrum

Under mötet kan du flytta deltagare till väntrum. Detta är användbart vid handledning eller examination.

1. Välj "Manage participants".
2. Flytta deltagaren till väntrum genom "Put on hold".
3. För att släppa in deltagaren i det digitala mötet, välj "Put off hold".
4. Välj "Remove" för att helt avlägsna deltagaren från mötet.

Som värd ("Host") eller extravärd ("Co-host") kan du avvisa obehöriga mötesdeltagare.

1. Klicka på "Security".
2. Välj vilken deltagare du vill avlägsna från mötet genom att klicka på "Remove Participant".