Formen för upphandlingen bestäms av det beräknade värdet på inköpet.
Alla inköp över 50 000 kronor måste dokumenteras.
Direktupphandling
Totalkostnaden för direktupphandlingar av samma slag får inte överstiga 700 000 kronor exklusive moms.
Direktupphandling bör endast användas för varor och tjänster som köps in vid enstaka tillfällen. I vissa fall kan du göra en direktupphandling på egen hand, men börja alltid med att kontakta upphandlingsenheten för råd och stöd.
Upphandlingsenheten dubbelkontrollerar om det redan finns ett avtal, samordnar organisationens behov och säkerställer att det inte görs flera separata direktupphandlingar som tillsammans överskrider beloppsgränsen för direktupphandling.
Upphandling på den öppna marknaden
När beloppet överstiger direktupphandlingsgränsen (700 000 kronor exklusive moms) behöver upphandlingen konkurrensutsättas på den öppna marknaden. En sådan upphandling ska alltid gå via upphandlingsenheten.
I de flesta fall tar upphandlingsprocessen flera månader – ta kontakt med upphandlingsenheten i god tid.
Ansvar och roller
De handlingar som behövs vid en upphandling eller ett avrop tas fram i samarbete mellan beställare och upphandlare.
Beställarens ansvar:
- Att se till att kraven som ställs i upphandlingsdokumentet motsvarar behoven och att det finns pengar för köpet.
- Att avsätta tid för att delta i upphandlingsprocessen. Här ingår exempelvis att vara med och formulera kraven och att delta i utvärderingen av anbuden.
Upphandlarens ansvar:
- Att se till att upphandlingen och avropet (beställning utifrån ett ramavtal) följer upphandlingsreglerna och att ärendet sköts affärsmässigt.
Beställning av upphandling eller avrop
Inför en upphandling eller ett avrop ska du lämna en beställningsblankett till upphandlingsenheten. Blanketten ska vara undertecknad av behörig chef som på så vis garanterar att det finns resurser och finansiering för att genomföra inköpet.
Attesträtten och beloppet på det som ska köpas in avgör vilken chef som ska skriva under beställningsblankett, tilldelningsbeslut och avtal.
Efter samråd med upphandlingsenheten kan enskilda köp delegeras till institutioner, avdelningar och administrativa enheter. I dessa fall kan de personer som är ansvariga för behovet även få genomföra direktupphandlingen eller avropet från ett ramavtal.
Upphandlingsprocessen
Här är en beskrivning av upphandlingsprocessen, steg för steg:
1. Behov
Ett behov av en vara, tjänst eller entreprenad uppstår inom Högskolan Dalarna. Finns ett giltigt avtal genomförs ett avrop. Finns inget avtal ska en upphandling genomföras.
2. Framtagning av upphandlingsdokument
Upphandlingsdokumentet beskriver vad som ska upphandlas, vilka krav som ställs på varan eller tjänsten och hur anbud kommer att utvärderas. Dokumentet består av flera delar, bland annat föreskrifter för upphandlingen, kravspecifikationer och ett avtalsförslag.
3. Annonsering
Annonsering av upphandlingen sker i den offentliga databasen E-avrop och på vår webbplats (du.se). Direktupphandlingar behöver inte annonseras.
4. Anbud in
Leverantören skickar in sitt anbud, oftast via vårt upphandlingssystem. För att vara giltigt måste anbudet komma in i tid.
5. Prövning av anbud
Anbuden prövas utifrån kriterier i upphandlingsdokumenten.
6. Tilldelning
Ett tilldelningsmeddelande skickas till alla anbudsgivare där det framgår vilken eller vilka leverantörer som vunnit upphandlingen. Avtal kan tecknas tidigast tio dagar efter att tilldelningsmeddelandet skickats ut.
7. Avtalsskrivning
Avtal tecknas med vinnande leverantör eller leverantörer.
8. Uppföljning
Uppföljning av avtalen sker kontinuerligt under avtalsperioden.
Vid offentlig upphandling råder vanligtvis absolut sekretess fram till dess att tilldelningsmeddelandet är skickat till anbudsgivarna.