Vanliga former av representation är middagar för inbjudna gäster eller presenter som du ger bort när du själv är gäst hos ett annat lärosäte.
Representationen kan också vara intern, till exempel en avtackningsmiddag som arbetsgivaren bjuder hela avdelningen på.
Följ representationsreglerna
All representation ska vara rimlig, följa våra regler och ha ett klart samband med högskolans verksamhet.
När du redovisar representationskostnader ska du beskriva syftet med representationen.
Du ska också bifoga en förteckning där alla deltagares namn, yrke och organisationstillhörighet tydligt framgår, det är ett krav från Riksrevisionen.
Vad är representation?
Representation är ett samlat begrepp för aktiviteter som görs för att främja högskolans verksamhet och där mat, dryck, gåvor och dylikt ingår. All representation ska vara måttfull, anpassad till tillfället och ska ha ett omedelbart samband med högskolans verksamhet.
- Extern representation riktar sig mot externa aktörer och syftar till att inleda eller utveckla samarbeten som är viktiga för verksamheten.
- Intern representation riktar sig mot högskolans personal, i huvudsak personalfester och särskilda informationsmöten.
Förmån och moms
Representation ska aldrig förmånsbeskattas, men det finns olika typer av representation som ska hanteras på olika sätt.
Övriga aktiviteter, som inte ska förmånsbeskattas, är till exempel:
- Måltid vid interna kurser och planeringskonferenser
- Fika vid interna möten
- Gåvor till personal
Det som inte är representation ska förmånsbeskattas i Primula. Exempel:
- Måltid vid extern kurs eller konferens. En kurs/konferens räknas som extern även om det är Högskolan Dalarna som är arrangör förutsatt att kursen/konferensen även vänder sig till externa deltagare.
Förtydligande om måltid vid arbetsmöte
Måltider i samband med internt arbetsmöte räknas inte som intern representation och arbetsmåltider på högskolans bekostnad ska därför inte förekomma. Exempel på arbetsmåltider är arbetsluncher, måltider vid planeringsmöte om löpande arbete, projektmöte, ledningsgruppsmöte, forskningsseminarier med lunch, måltider vid övertidsarbete.
Vad är personalvårdsförmåner?
Enklare trivselåtgärder som inte behöver förmånsbeskattas.
- De riktar sig till hela personalen
- De är av mindre värde
Exempel: - Serviceavtal på våra kaffeautomater
- Blomsteruppvaktning vid till exempel jämna födelsedagar eller vid sjukdom
- Enklare förtäring så som fika eller fruktkorg
Beloppsgränser
Observera att högsta tillåtna belopp enligt regler för representation är ett övre gränsvärde i syfte att ge vägledning om möjlig nivå för representation och gåvor. Vid tveksamhet bör linjechef med ansvar för att besluta om representation kontaktas.