Medarbetarundersökningen – ett sätt att påverka och vara delaktig
Med ditt engagemang och deltagande i medarbetarundersökningen hjälper du högskolan att bygga en bättre och mer givande arbetsmiljö för alla.
Medarbetarundersökningen grundas på organisationens aktuella situation för att identifiera de områden där utvecklingsåtgärder bör vidtas för att förbättra arbetsklimatet och verksamheten som helhet. Denna metod bygger på principen att ökad delaktighet skapar mer gynnsamma förutsättningar för att framgångsrikt genomföra förändringar.
Medarbetarskap handlar om att du som medarbetare själv tar ansvar för sitt arbete genom att skapa meningsfullhet, inflytande och ansvar i sitt eget arbete.
Så går undersökningen till
För genomförandet av medarbetarundersökningen använder högskolan sig av ett verktyg via Quicksearch. Alla medarbetare bjuds in att besvara undersökningen via e-post som innehåller en länk till undersökningen. Varje länk är unik för respektive avdelning då resultatet presenteras på både högskoleövergripande nivå och avdeningsnivå. Undersökningen besvaras anonymt och finns att ta del av på både på svenska och engelska, svaren vägs dock samman och presenteras som en helhet.
I undersökningen besvaras frågor kring fyra områden:
- Arbetsklimat
- Ledarskap
- Organisation
- Vision och mål
Du besvarar undesökningen anonymt
Anonymitet är en avgörande aspekt för alla inblandade i undersökningen, både de som besvarar frågorna och de som administrerar undersökningen. För att säkerställa och garantera anonymiteten i högskolans medarbetarundersökning har leverantören som en tredje part ansvar för hela genomförandet av datainsamlingen. Eftersom resultaten lagras på leverantörens servrar, har ingen möjlighet att få insyn i vem som har svarat på undersökningen eller hur någon enskild individ har svarat.
Kom ihåg att alla svar är anonyma – även om du får en påminnelse. All kommunikation i undersökningssystemet (DialogManager) sker med automatik utan någon mänsklig inblandning. Personlig information (e-postadressen) avkodas innan något resultat presenteras.
För att säkerställa din anonymitet kommer de uppgifter du lämnar om dig själv och din bakgrund endast att användas vid redovisning av det totala resultatet. Din närmaste chef kommer alltså INTE att kunna se, ta del av eller analysera någon information utifrån frågorna om din bakgrund.
Resultatet av undersökningen
Resultatet av undersökningen presenteras både på en högskoleövergripande nivå samt på avdelningsnivå. För att ett resultat ska kunna utläsas på avdelningsnivå måste det vara minst fem personer som besvarat undersökningen. För att kommentarer som anges ska kunna presenteras måste minst åtta personer besvarat undersökningen , kommentarerna presenteras alltid i sin helhet. Resultatet för respektive avdelning är det endast avdelningschef/motsvarande som tar del av för att sedan arbeta med tillsammans med medarbetarna.
Resultatet för respektive avdelning ska presenteras av chefen i samband med APT. Resultaten diskuteras och prioriterade åtgärder arbetas fram genom workshops. Tillsammans upprättar avdelningen därefter en handlingsplan. Handlingsplanen arbetas det sedan vidare med kontinuerligt under de kommande åren.
Pulsmätningar
Pulsmätning är en mindre mätning som utgår från den handlingsplan som upprättades efter den organisationsövergripande medarbetarundersökning där det framkom vilka områden din avdelning behöver arbeta med.
Så går pulsmätningen till
Pulsmätning är en kortare undersökning som fokuserar på 1–3 utvalda områden inom arbetsklimat, exempelvis effektiva team, balans, motivation, som ni vill följa upp. Syftet med pulsmätningen är att undersöka om de åtgärderna kopplade till utvecklingsområdet ni angivit i er handlingsplan har givit effekt.
- Din närmaste chef bestämmer i samråd med HR när pulsmätningen ska skickas ut och då kommer du som medarbetar ha en 2 veckorsperiod att svara på den.
- Pulsmätningen tar ca 10 minuter att genomföra och du svarar på ett antal frågor utifrån valt/valda områden. Allt är anonymt. Svarsfrekvensen uppdateras och laddas ner på avdelningsnivå.
Resultatet återkopplas till alla organisatoriska enheter som har tillräckligt många svar. Det krävs minst fem svar för att din chef ska kunna få se ett resultat - Resultatet kommer sedan kunna jämföras med tidigare mätningar.
Presentation av resultat
Din närmaste kommer att presentera resultatet för din avdelning/enhet och tillsammans ska ni fortsätta arbetet med den handlingsplan ni redan har upprättat. Ni ska med det ny resultatet identifiera de förändringar som skett och spara om. Handlingsplanen ska vara ett levande dokument som ni arbetar med hela året.
Två tillfällen kommer avsättas för att arbeta med resultatet på din avdelning/enhet. Ett där resultatet presenteras och ett där ni har en gemensam workshop.
Fortsatt arbete
Under resten av året arbetar ni löpande med handlingsplanen, till exempel ta fram den vid varje APT och gå igenom punkterna. Pricka av genomförda åtgärder, lägg till nya och integrera detta i det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM). Arbetet med medarbetarundersökningens resultat sker på alla avdelningar samt övergripande på högskolan.
Vad gör högskolan för att fortsätta vara en attraktiv och intressant organisation att arbeta i? För att säkerställa grundläggande nöjdhet måste man ta hänsyn till vad som ofta benämns som "hygienfaktorer". Det innebär att löner betalas ut i tid, att arbetsmiljön är säker och trivsam, och att förmåner står i rätt proportion till medarbetarnas insatser.
Utöver detta finns det även andra betydelsefulla faktorer, som ofta kallas "motivatorer". Dessa inkluderar att arbetet i sig upplevs som stimulerande, att det finns möjligheter till personlig utveckling, en sund akademisk kultur, stark sammanhållning inom arbetsgruppen och ett pålitligt varumärke. Det allra viktigaste elementet är emellertid att ha effektivt ledarskap på alla nivåer och att alla har en gemensam förståelse för organisationens uppdrag.