Inrättande, revidering och avveckling av styrdokument

Det ska vara enkelt att förstå hur Högskolan Dalarna fungerar och vilka regler som gäller. Innehållet på denna sida utgår från det övergripande styrdokumentet Regler för styrdokument vars syfte är att skapa en tydlig struktur och helhetstänkande avseende högskolans styrdokument. Denna sida beskriver bland annat arbetsprocessen för styrdokumenten och tydliggör de olika rollerna kopplat till processen. 

Roller och ansvar 

Dokumentansvarig är den funktion som är ytterst ansvarig för hanteringen vid inrättande, revidering eller avveckling av styrdokument. Varje styrdokument vid högskolan ägs av en avdelning inom verksamhetsstödet vars chef är dokumentansvarig. Dokumentansvaret omfattar alla delar av processen och innebär också ett huvudansvar för beredningsarbetet (se handläggningsordning för rektors och verksamhetschefers beslut). Om du är dokumentansvarig kan du välja att själv utföra handläggningen av ärendet eller utse annan handläggare. Om dokumentansvarig själv handlägger ärendet så blir denne även handläggare.

Handläggare är den funktion som på uppdrag av dokumentansvarig arbetar med hanteringen av styrdokument i enlighet med den arbetsprocess som beskrivs nedan. Handläggaren kan arbeta med en eller flera delar av processen, beroende på vad dokumentansvarig har tilldelat handläggaren för uppgift. Dokumentansvarig kan utse en eller flera handläggare för hanteringen.

Beslutsfattare är den funktion som enligt gällande delegationsordning har rätt att besluta om det aktuella styrdokumentet. Det kan vara högskolestyrelsen, rektor eller Utbildnings- och forskningsnämnden (UFN).

Granskningsansvarig är den funktion vid Avdelningen för ledningsstöd och ekonomi som ska bidra till beredningsarbetet genom att granska formalia, systematik och konsistens. Det innebär att säkerställa att dokumentet följer den systematik som gäller för högskolans styrdokument och att innehållet är konsistent med övriga styrdokument. 

Arbetsprocessen för styrdokument

1. Behovsinventering

Antalet högskoleövergripande styrdokument bör begränsas och samordnas utifrån en helhetssyn för att möjliggöra efterlevnad och uppföljning. Vid inrättandet av ett nytt styrdokument är ett viktigt inledande steg i processen att säkerställa styrdokuments nytta och lämplighet utifrån en behovsinventering, vilken ska besvara följande:

1. Hur och på vilket sätt bidrar styrdokumentet och dess konsekvenser till högskolans myndighetsövning och/eller att högskolans mål uppnås? 
2. Varför är ett nytt styrdokument den bästa styrformen för att uppnå önskad effekt?
3. Vilka befintliga styrdokument relaterar till sakområdet?
4. På vilket sätt omhändertas eventuella överlappningar med befintliga styrdokument? 
5. Vilka konsekvenser förväntas uppstå i organisationen om styrdokumentet införs alternativt inte införs?

Om behovsinventeringen visar på ett tydligt behov av ett nytt styrdokument ska detta dokumenteras och tas med som underlag i nästa steg av processen.

Dokumentationen ska göras i webbformuläret Förslag till inrättande, revidering eller avveckling av styrdokument

2. Beredning 

Med beredning avses här att sakligt och objektivt utreda och utarbeta underlag för beslut av ett nytt styrdokument. I detta ingår att samla in relevanta underlag och att dokumentera muntliga uppgifter. Beredningsarbetet ska ske i enlighet med gällande handläggningsordning för beslut.

När det finns ett tydligt identifierat behov av ett nytt eller reviderat styrdokument ska handläggaren göra följande steg i beredningen. 

1. Identifiera styrdokumentets målgrupp(er) samt hur det färdiga styrdokumentet ska implementeras i verksamheten.
2. Gör en översyn av de föreskrifter i lag och förordning som berör sakområdet. Detta för att säkerställa att det planerade styrdokumentet skrivs fram i enlighet med gällande myndighetsdirektiv. 
3. Utred om det finns behov av ett kompletterande, mer konkret styrdokument (till exempel handläggningsordning) eller stöddokument, till exempel en webbsida, checklista, rutin eller blankett. Checklistor eller liknande ska inte biläggas styrdokumentet.
4. Fyll i webbformuläret Förslag till inrättande, revidering eller avveckling av styrdokument. 
5. Formuläret skickas till granskningsansvarig. Ett automatisk bekräftelsemejl skickas till handläggaren. I detta steg av processen gör granskningsansvarig en preliminär bedömning av underlaget. Om förslaget godkänns får handläggaren en dokumentmall för att skriva fram styrdokumentet, samt en mall för förslag till beslut (beslutsmissiv).  
6. Skriv fram ett utkast till nytt eller reviderat styrdokument med hjälp av dokumentmallen. Ta gärna vägledning från Skrivregler för styrdokument. Skriv även ett tillhörande förslag till beslut med beskrivning av ärendet, hur beredningen av ärendet har gått till, exempelvis information om remissinstanser, beskrivning av hur implementering av styrdokumentet ska genomföras samt hur uppföljning av styrdokumentets ska ske.
7. Skicka utkastet till nytt eller reviderat styrdokument, tillsammans med förslag till beslut och eventuella kompletterande underlag, till registrator@du.se. En slutlig bedömning av underlaget görs av granskningsansvarig som därefter tar kontakt med handläggaren för besked. 
8. Skicka ärendet på internremiss till samtliga berörda funktioner, inklusive högskolejurist, vid högskolan. Därefter är det viktigt att beakta inkomna synpunkter och göra nödvändiga justeringar.
9. Anmäl ärendet till MBL för förhandling, och eventuell föregående information. 
10. Skicka ärendet vidare för beslut till aktuell beslutsfattare. 

3. Beslut 

Dokumentansvarig och/eller handläggare föredrar ärendet för beslutsfattaren på beslutsmötet. Efter föredragning och beslut av ärendet är det den föredragande som ansvarar för att göra eventuella revideringar i beslutet och i underlagen inför signering.

4. Publicering och implementering

Alla nya och reviderade styrdokument ska diarieföras och tillgängliggöras på högskolans medarbetarwebb och externa webb. Skicka filen för det beslutade dokumentet i Word-format till registrator@du.se för signering, diarieföring och publicering. Signering görs av både beslutfattare och föredragande och sker i BeHDa enligt ordinarie rutin.

Den dokumentation som gjorts under handläggningen och som tillför ärendet i sak, och som ännu inte diarieförts, skickas till registrator för diarieföring. 

Genomför implementeringsinsatser i enlighet med förslag till beslut. 

5. Uppföljning 

Uppföljning är en viktig del av styrningen och ska ingå i hanteringen av alla typer av styrdokument. Den ger information till beslutsfattaren om styrningen har lyckats, om styrdokument efterlevs samt om det behöver revideras. 

Uppföljning består av två delar: 

• Aktualitetsgranskning, ska ske årligen eller på förekommen anledning. Innebär en genomgång av dokumentet för att säkerställa att alla delar fortfarande är relevanta, giltiga och i enlighet med nationella och interna bestämmelser. 
• Efterlevnads- och konsekvensanalys, ska ske minst vartannat år. Innebär en uppföljning om syftet med styrdokument är uppfyllt och ändamålsenligt. 

Uppföljningen ska huvudsakligen ske kontinuerligt men för tidsbegränsade styrdokument kan uppföljning även ske efter giltighetsperiodens slut.

6. Revidering och avveckling

Uppföljningen av styrdokument ska ligga till grund för en eventuell revideringsprocess. Det är viktigt att beakta hur ett reviderat styrdokument samordnas med befintlig styrning. 

När ett styrdokument revideras ska de grundläggande frågeställningarna övervägas på nytt vad gäller behovet, konsekvenserna i organisationen samt om styrdokument är den bästa styrformen. Revidering av styrdokument ska göras i enlighet samma principer som gäller för inrättande av nytt styrdokument. 

Eventuellt avveckling av styrdokument beslutas av samma beslutsinstans som vid inrättande av styrdokumentet. När ett styrdokument avvecklas ska detta kommuniceras till alla berörda parter. 

All information på högskolans webbplats som är relaterad till upphävt/uppdaterat styrdokument tas bort eller uppdateras.