För att säkerställa att den fysiska arbetsmiljön har en bra grund har högskolan antagit en Policy för kontorsarbetsplatser. Högskolans Policy för kontorsarbetsplatser syftar till en effektivare användning av arbetsplatserna på högskolan och därifrenom skapa förutsättningar för lokalerna används på ett hållbart sätt både miljömässigt och ekonomiskt. Policyn utgår ifrån varje anställds närvaro och behov på kontorsarbetsplatsen.
Olika typer av kontorsarbetsplatser
Det finns tre generella typer av kontorsarbetsplatser på högskolan:
- Kontorsarbetsplats, plats i öppen lokal.
- Kontorsrum, antingen med en eller två platser (1P, 2P).
- Kontorsrum med plats för bord och besöksstolar (endast rum med utrymme och rätta förutsättningar kan utrustas med detta).
Kontorsarbetsplatser och kontorsrum inreds och utrustas med en standardinredning. Syftet är att ha en bra grundstandard som passar merparten av verksamheten där möbler och inredning har sin plats och man vet hur rummen är utrustade och vad man kan förvänta sig av ett kontorsutrymme.
Tilldelning av arbetsplatser
Policy för kontorsarbetsplatser gäller samtliga anställda och utgår från den fysiska närvaro den
anställda har på arbetsplatsen. Det är avdelningschef eller motsvarande som beslutar om tilldelning av
arbetsplats. Enskilda undantag från policyn kan göras efter beslut från ansvarig chef.
- 60-100 % närvaro på plats: Egen arbetsplats
Egen arbetsplats är en arbetsplats som den anställda blir tilldelad att ha hela tiden, det finns en
namnskylt på platsen. - 0–59 % närvaro på plats: Lånearbetsplats
Lånearbetsplats är en arbetsplats som inte har någon fast användare, det finns inte någon fast namnskylt på platsen.
Procentsatsen avser en tjänst på 100% och baseras över tid på ett läsår/år.
Både egen arbetsplats eller lånearbetsplats kan vara i öppet landskap, enskilt rum eller delat kontor.
Placering
Högskolan strävar efter att i första hand hålla ihop avdelningar och sedan institutioner så långt det är möjligt. Genom att hålla ihop till exempel en avdelning till en viss yta så skapas en tydlig hemvist för medarbetaren att komma till. Det är oftast storleken på avdelningen eller motsvarande kontra byggnadens fysiska utformning som begränsar vad som är möjligt att hålla ihop.
Antalet arbetsplatser tilldelas verksamheten enlligt policyn. Verksamheten bestämmer sedan hur de lämpligast nyttjar de tilldelade platserna. Verksamheten bestämmer om låneplatser ska vara bokningsbara eller fungra som ”drop in”.
För att få fram en avdelnings behov av kontorsarbetsplatser utifrån Policy för kontorsarbetsplatser så utförs en behovsinventering och behovssammanställning. Det är avdelningschef eller motsvarande som genomför inventeringen. Även behovet av enskilda rum med mera inventeras. Behovsinventeringen utförs regelbundet.