Lathund - registrera resa och utlägg

Innan du ska åkta på tjänsteresa utomlands ska en reseorder skapas för godkännande av chef. Denna reseorder behövs även för beställning av resa hos Lingmerths. 

När du skickat iväg din reseorder och den blivit beviljad skapas det automatiskt en utrikes reseräkning som du hittar i Primula under Min sida – Resor och utlägg. Som du sedan fyller i så fort som möjligt när du kommit hem från resan.  

1. Gå till fliken "Allmänt" och klicka på + i rutan för kontering.
   
   
   
2. Skriv in objektnumret i rutan för "Objekt". Om du inte vet numret men namnet på objektet kan du skriva namnet direkt i rutan och sedan välja objektnumret. Om kostnaden ska fördelas på flera objekt skriver du omfattning i procent för det första objektet. Klicka på "Lägg till kontering" och upprepa proceduren för nästa objektnummer.
   
   
   
3. När konteringen är tillagd läggs den längst ner i rutan under tillagda konteringar.
   
   
   
4. Om du kommer på att det blivit fel kan du endera ändra eller ta bort för att sedan göra om.

Ange ändamål för resan samt bifoga agenda/konferensprogram eller likvärdig handling som styrker att resan är en resa i tjänsten. Säkerställ att datum för resan framgår av underlaget.

Ange restiderna enligt nedan för att traktamentet ska beräknas korrekt. 

Rad 1: På första raden noteras resan i sin helhet med avresedatum och klockslag samt hemkomstdatum och klockslag när du har lämnat ditt hem/kontor och kommit tillbaka till ditt hem/kontor. 

Rad 2: På andra raden noteras avresedatum och klockslag när du lämnar Sverige. Land (Resmål) är det ankomstland du reser till. Notera ankomstdatum och klockslag när du anländer till resmålet. Du behöver inte registrera eventuella mellanlandningar. 

Rad 3: På tredje raden noteras avresedatum och klockslag när du lämnar resmålet. Land (Resans slutmål) är i regel Sverige. Notera ankomstdatum och klockslag när du anländer till Sverige. Du behöver inte registrera eventuella mellanlandningar. 

Exempel på registrering av tider för tjänsteresa 

• Exempelresan är till Albanien under perioden 4-7 april 
• Resan i sin helhet startar när medarbetaren lämnar hemmet kl 06:00 den 4 april och avslutas när medarbetaren kommer tillbaka till hemmet kl 18:15 den 7 april.  
• Medarbetaren lämnar Sverige då flyget avgår från Arlanda kl 09:30 den 4 april och ankommer Albanien kl 13:30 den 4 april. 
• Medarbetaren lämnar Albanien då flyget avgår kl 10:00 den 7 april och ankommer Arlanda kl 14:30 den 7 april. 

Nattraktamente utgår när arbetsgivaren inte har några faktiska logikostnader för dig (vanligen i form av en hotellräkning). Nattraktamente kan alltså exempelvis bli aktuellt om du övernattar hos en släkting eller vän.

Bocka i de nätter där ovanstående gäller.

Har du betalat alla dina måltider under resan själv ska du markera Ja vid ”Jag har betalat alla måltider”. Har du blivit bjuden på måltider, registrerar du detta i rutorna under Måltider.

Fri måltid

Fri måltid innebär att traktamentet minskas för måltiden du blivit bjuden på.

Bocka i endast "Fri måltid" vid följande tillfällen:

• När frukost obligatoriskt ingår i logipriset.
• För måltider som avser extern eller intern representation. Regler för representation 

Med kostförmån

Fria måltider som du blivit bjuden på av arbetsgivaren eller någon annan ska du även förmånsbeskattas för. Bocka i rutorna för både ”Fri måltid” och ”Med kostförmån” vid följande tillfällen:

• För alla måltider du har blivit bjuden på som inte är representation. Så som tex lunch/middag som ingår under en konferens, utbildning eller i samband med arbetsmöten.
• För frukost som varit tillval utöver logipriset.

Lämna rutorna tomma för nedan måltider:

• När måltid obligatoriskt ingår i priset på allmänna transportmedel.
• För måltider du har betalat själv.

Exempel på registrering av måltider där frukost obligatoriskt ingår i hotellpriset samt lunch och middag har ingått i konferensen

Under fliken Avbrott i resa anger du vilken orsak till avbrottet du har haft under din tjänsteresan. Avbrottet kan vara att du åker någon dag tidigare än till exempel en konferens startar eller att du stannar kvar någon dag efter att till exempel en konferens har avslutats.

Kom även ihåg att registrera frånvaron/avbrottsorsak (semester, sjuk och tjänstledighet) som egna fråvaroärenden i Primula.

Avbrottet får ej vara en avrese/hemresedag.

Ange 23:59 till 23.59 som klockslag för en hel dags avbrott.

I fliken Utlägg Inrikes registrerar du utlägg gjorda i svenska kronor som du har haft för din tjänsteresa och som du vill få ersättning för. Om du har haft utlägg som är betalat i annan valuta registrerar du dessa under fliken Utlägg Utrikes.

• Klicka på ny rad, välj typ av utlägg från listan. Varje kvitto ska ha en egen rad.
• Ange total beloppet som står på kvittot samt momsen.

Kom ihåg att bifoga underlag för kvittot.

I fliken Utlägg Utrikes registrerar du de utlägg i utländsk valuta som du har haft under din tjänsteresa och som du vill få ersättning för. Om du har haft utlägg som är betalat i svenska kronor registrerar du dessa under fliken Utlägg Inrikes.

• Klicka på ny rad, välj typ av utlägg från listan. Varje kvitto ska ha en egen rad.
• Ange valutakod.
• Ange valutakurs per den dag utlägget gjordes.
  • Du tar fram valutakurs genom att klicka på valutaomvandlare, fyll i valutakod och välj det datum utlägget gjordes.
  • Om du har betalat utgifter med kredit eller betalkort behöver du bifoga underlag för utlägget som påvisar vilken valutakurs som just ditt kortföretag har tillämpat.
• Ange beloppet som står på kvittot.
• Om utlägget ska konteras på annat sätt än övriga resan, klicka på knappen avvikande kontering och lägg in den kontering som gäller för utlägget.

Kom ihåg att bifoga underlag för kvittot.

Om du under din tjänsteresa har representerat så ska du ange detta under denna flik.

• Välj vilken typ av representation det gäller i listan.
• Ange Antal personer och deras namn och företag/organisation - alternativt klicka i rutan för Bilaga bifogas om du istället bifogar en lista med deltagarnas namn och företag.
• Ange Valutakod, Valutakurs och Belopp.
• Ange syftet till representationen.

Vanliga former av representation är middagar för inbjudna gäster eller presenter som du ger bort när du själv är gäst hos ett annat lärosäte.

Representationen kan också vara intern, till exempel en avtackningsmiddag som arbetsgivaren bjuder hela avdelningen på.

Följ representationsreglerna

All representation ska vara rimlig, följa våra regler och ha ett klart samband med högskolans verksamhet.

När du redovisar representationskostnader ska du beskriva syftet med representationen.

Du ska också bifoga en förteckning där alla deltagares namn, yrke och organisationstillhörighet tydligt framgår, det är ett krav från Riksrevisionen.

Regler för representation

Bilmedgivande kan endast ges för resor inom Sverige. Om du har bilmedgivande från din chef som gör att du är berättigad även den skattepliktiga ersättningen bockar du i rutan för Bilmedgivande finns. 

 

När du är klar med ditt ärende kan du under fliken Skicka/Bevilja ärende klicka på Beräkna för att få fram en preliminär uppgift om utbetalning för reseräkningen.

Du kan även klicka på knappen Skriv ut för att titta på en sammanställning över hela reseräkningen inklusive konteringen för hela ärendet.

Under denna flik kan du även lämna ytterligare information om själva reseärendet. Välj då Lägg till meddelande.

Kontrollera även att alla bilagor/underlag finns med i ärendet.

För att skicka reseärendet vidare i flödet klickar du på Skicka ärende.

1. Gå till fliken "Allmänt" och klicka på + i rutan för kontering.
   
   
   
2. Skriv in objektnumret i rutan för "Objekt". Om du inte vet numret men namnet på objektet kan du skriva namnet direkt i rutan och sedan välja objektnumret. Om kostnaden ska fördelas på flera objekt skriver du omfattning i procent för det första objektet. Klicka på "Lägg till kontering" och upprepa proceduren för nästa objektnummer.
   
   
   
3. När konteringen är tillagd läggs den längst ner i rutan under tillagda konteringar.
   
   
   
4. Om du kommer på att det blivit fel kan du endera ändra eller ta bort för att sedan göra om.

Ange ändamål för resan samt bifoga agenda/konferensprogram eller likvärdig handling som styrker att resan är en resa i tjänsten. Säkerställ att datum för resan framgår av underlaget.

Resan noteras i sin helhet med avresedatum och klockslag samt hemkomstdatum och klockslag när du har lämnat ditt hem/kontor och kommit tillbaka till ditt hem/kontor. 

Nattraktamente utgår när arbetsgivaren inte har några faktiska logikostnader för dig (vanligen i form av en hotellräkning). Nattraktamente kan alltså exempelvis bli aktuellt om du övernattar hos en släkting eller vän.

Bocka i de nätter där ovanstående gäller.

Har du betalat alla dina måltider under resan själv ska du markera Ja vid ”Jag har betalat alla måltider”. Har du blivit bjuden på måltider, registrerar du detta i rutorna under Måltider.

Fri måltid

Fri måltid innebär att traktamentet minskas för måltiden du blivit bjuden på.

Bocka i endast "Fri måltid" vid följande tillfällen:

• När frukost obligatoriskt ingår i logipriset.
• För måltider som avser extern eller intern representation. Regler för representation 

Med kostförmån

Fria måltider som du blivit bjuden på av arbetsgivaren eller någon annan ska du även förmånsbeskattas för. Bocka i rutorna för både ”Fri måltid” och ”Med kostförmån” vid följande tillfällen:

• För alla måltider du har blivit bjuden på som inte är representation. Så som tex lunch/middag som ingår under en konferens, utbildning eller i samband med arbetsmöten.
• För frukost som varit tillval utöver logipriset.

Lämna rutorna tomma för nedan måltider:

• När måltid obligatoriskt ingår i priset på allmänna transportmedel.
• För måltider du har betalat själv.

Exempel på registrering av måltider där frukost obligatoriskt ingår i hotellpriset samt lunch och middag har ingått i konferensen

I den här fliken registrerar du utlägg gjorda i svenska kronor som du har haft för din tjänsteresa. Om du har ett utlägg i utländsk valuta som är kopplat till tjänsteresan måste detta utlägg registreras för sig i ett eget ärende i formuläret Utlägg/Representation.

• Klicka på ny rad, välj typ av utlägg från listan. Varje kvitto ska ha en egen rad.
• Ange total beloppet som står på kvittot samt momsen.
• Om utlägget ska konteras på annat sätt än övriga resan, klicka på knappen avvikande kontering och lägg in den kontering som gäller för utlägget.

Kom ihåg att bifoga underlag för kvittot.

Om du under din tjänsteresa har representerat så ska du ange detta under denna flik.

• Välj vilken typ av representation det gäller i listan.
• Ange Antal personer och deras namn och företag/organisation - alternativt klicka i rutan för Bilaga bifogas om du istället bifogar en lista med deltagarnas namn och företag.
• Ange Valutakod, Valutakurs och Belopp.
• Ange syftet till representationen.

Vanliga former av representation är middagar för inbjudna gäster eller presenter som du ger bort när du själv är gäst hos ett annat lärosäte.

Representationen kan också vara intern, till exempel en avtackningsmiddag som arbetsgivaren bjuder hela avdelningen på.

Följ representationsreglerna

All representation ska vara rimlig, följa våra regler och ha ett klart samband med högskolans verksamhet.

När du redovisar representationskostnader ska du beskriva syftet med representationen.

Du ska också bifoga en förteckning där alla deltagares namn, yrke och organisationstillhörighet tydligt framgår, det är ett krav från Riksrevisionen.

Regler för representation

Bilmedgivande kan endast ges för resor inom Sverige. Om du har bilmedgivande från din chef som gör att du är berättigad även den skattepliktiga ersättningen bockar du i rutan för Bilmedgivande finns. 

 

När du är klar med ditt ärende kan du under fliken Skicka/Bevilja ärende klicka på Beräkna för att få fram en preliminär uppgift om utbetalning för reseräkningen.

Du kan även klicka på knappen Skriv ut för att titta på en sammanställning över hela reseräkningen inklusive konteringen för hela ärendet.

Under denna flik kan du även lämna ytterligare information om själva reseärendet. Välj då Lägg till meddelande.

Kontrollera även att alla bilagor/underlag finns med i ärendet.

För att skicka reseärendet vidare i flödet klickar du på Skicka ärende.