Tjänstekort med individuell faktura (AirPlus)
Du som gör utlägg i tjänsten kan ansöka om ett tjänstekort från AirPlus (tidigare Eurocard).
- Du får en faktura varje månad
- Fakturan skickas till din hemadress
- Du betalar själv fakturan och får ersättning via lönen efter att du redovisat utlägget i Primula
- Kortet används vid till exempel tjänsteresor eller andra utlägg i tjänsten
- Kortet får inte användas privat
När du ska använda tjänstekortet
Högskolans regler för representation och inköp gäller alltid. Finns en leverantör upphandlad ska du inte göra inköp med tjänstekortet, leverantören fakturerar högskolan.
Observera att högskolan har det yttersta betalningsansvaret.
- Om din faktura är obetald 15 dagar efter förfallodatum kontaktar AirPlus Högskolan Dalarna
- Om fakturan är obetald 60 dagar efter förfallodatum blir Högskolan Dalarna betalningsskyldig
Missbruk av kortet kan leda till disciplinära åtgärder, till exempel löneavdrag.
Så här redovisar du dina utlägg
- Spara alla kassakvitton. De ska bland annat visa datum, företagsnamn, adress, momsregistreringsnummer, belopp, betalmedel samt vad du har köpt. (Observera att kontokortskvitto inte räcker).
- Registrera utlägget i Primula under fliken Resor och utlägg.
- Skicka in kvitton och ärendebilaga i original till HR-avdelningen. Kvitton får vara högst tre månader gamla.
Så ansöker du om tjänstekort
- Fyll i och signera avtal om tjänstekort tillsammans med din chef
Avtal gällande användning av företagskort (pdf) - Skicka avtalet till: registrator@du.se med rubriken Avtal AirPlus
Du och din chef får sedan en länk för signering med BankID.
Ansök om kortet: Ansök om AirPlus Corporate (airplus.com) - När ansökan är godkänd får du information om pinkod och kortleverans från AirPlus
Köpgräns: 50 000 kronor per 30 dagar. Anställnings-ID: Skriv din avdelning i detta fält i ansökan. Frågor: Kontakta AirPlus på telefon 08-14 67 37 (kontorstid).
Inköpskort
- Varje institutionsadministratör har ett inköpskort
- Fakturan skickas till Högskolan Dalarna som betalar den
- Kortet används bara i undantagsfall när det inte går att betala mot faktura
När du ska använda inköpskort
Högskolans regler för representation och inköp gäller alltid. Finns en leverantör upphandlad ska du inte göra inköp med tjänstekortet, leverantören fakturerar högskolan.
Inköpskortet används endast i undantagsfall, till exempel när:
- Det inte går att betala mot faktura
- Betalningen ska göras till en utländsk leverantör
Kortet får inte användas för:
- Restaurangbesök
- Representation
- Rese- och hotellkostnader
Vid dessa tillfällen ska du i stället använda ett tjänstekort med personligt betalningsansvar.
Så hanteras inköpskortet
- Kortet får bara användas för inköp i tjänsten
- Det ska underlätta utrikesbetalningar och får inte användas för svenska leverantörer med svensk moms
- Fakturan skickas till högskolan och hanteras enligt ordinarie rutiner
- Underlag till alla köp, inklusive kvitton, momsuppgifter och eventuella kommentarer ska bifogas fakturan i Unit4 (Agresso) elektroniska fakturahantering (EFH)