Fakturor till högskolan
Vid fakturering till högskolan måste fakturan vara digital och skickas via särskilda system. Enligt lagstiftning från 2019 får högskolan ej ta emot pappersfaktura. Sedan 1 mars 2021 finns uppdaterade föreskrifter om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte. De innebär att högskolan ej kan ta emot e-fakturor i formatet SVE-faktura från nya leverantörer. För avtal upprättad före den 1 mars 2021 där SVE-faktura ställts som krav, kan dessa tas emot i formatet SVE-faktura. PDF-faktura räknas inte som en elektronisk faktura.
Grundläggande krav på leverantörsfakturor:
- Objektnummer och referens ska alltid anges.
- Betalningsvillkor: 30 dagar.
- Fakturan måste vara digital och skickas via särskilda system.
- Leverantörer utanför Sverige ska ange högskolans momsregistreringsnummer: SE202100290801.
Leverantörer som vill fakturera högskolan kan göra det enligt följande alternativ:
- Peppolformat
- Via fakturaportal
Detaljerad information om e-fakturahantering (PDF)
Alla leverantörsfakturor ska vara märkta med namn och objektsnummer.
- Peppolformat: 0007:2021002908
- E-fakturaformat: SFTI Svefaktura
- Vår Partsidentitet (GLN): 7300009068289
- Organisationsnummer: 202100-2908
- Bankgiro: 5050-2665
- IBAN: SE 6612000000012810117632
- BIC/SWIFT: DABASESX
- Momsregistreringsnummer: SE202100290801
Upphandling
Högskolan Dalarna genomför varje år upphandlingar av olika storlek och omfattning. Vilket upphandlingsförfarande som används beror på upphandlingens värde. De större upphandlingarna annonseras i vårt upphandlingssystem. I upphandlingar som understiger gränsen för direktupphandling ska vi också sträva efter konkurrens och därmed fråga flera leverantörer om anbud.
Om du har frågor om vår upphandlingsverksamhet är du välkommen att höra av dig!
Här hittar du Högskolan Dalarnas aktuella upphandlingar (E-avrop)
Så upphandlar vi
Högskolan Dalarna är en statlig förvaltningsmyndighet och ska enligt lag alltid sträva efter att upphandla varor, tjänster och entreprenader i konkurrens.
Vi ska bland annat följa lagen om offentlig upphandling (LOU). Lagen bygger på EU-direktiv om upphandling. EU:s direktiv för offentlig upphandling är en viktig del i arbetet med att förverkliga den inre marknaden genom att främja den fria rörligheten för varor och tjänster inom EU och att få marknaden att fungera effektivt. Genom att följa de svenska upphandlingsbestämmelserna uppfyller upphandlande myndigheter de skyldigheter som följer av EU-rätten.
Vi samarbetar med Uppsala universitet inom upphandlingsområdet. Flera av våra giltiga avtal är upphandlade av Uppsala universitet. Vi kan i enskilda fall samarbeta med andra upphandlande organisationer.
Upphandlingsprocessen
- Behov
Ett behov av en vara, tjänst eller entreprenad uppstår inom Högskolan. Finns ett giltigt avtal genomförs ett avrop. Finns inget avtal ska en upphandling genomföras och behovet definieras i ett förfrågningsunderlag. - Framtagning av upphandlingsunderlag
Upphandlingsunderlaget är det samlade underlaget som beskriver vad som ska upphandlas, vilka krav som ställs på anbudsgivaren och föremålet för upphandlingen samt hur anbud kommer att utvärderas. Upphandlingsunderlaget består av flera dokument. Till exempel föreskrifter för upphandlingen, kravspecifikationer, ett avtalsförslag och bilagor som eventuellt ska fyllas i samt standardbestämmelser. - Annonsering
Annonsering av upphandlingen sker i en allmänt tillgänglig databas (E-avrop) och på Högskolans webbplats. Upphandlingar med lågt värde, så kallade direktupphandlingar, behöver inte annonseras. - Anbud in
Leverantören skickar in sitt anbud. Det ska oftast skickas in via vårt upphandlingssystem. Det är viktigt att anbudet kommer in i rätt tid för att vara giltigt. - Kvalificering och anbudsprövning
Anbuden utvärderas enligt utvärderingskriterierna i förfrågningsunderlaget. - Tilldelning
Ett tilldelningsmeddelande skickas ut till alla anbudsgivare där det framgår vilken eller vilka leverantörer som vunnit upphandlingen. Kontrakt kan tecknas tidigast tio dagar efter att tilldelningsmeddelandet skickats ut. - Kontraktsskrivning
Kontrakt tecknas med vinnande leverantör. - Uppföljning
Uppföljning av kontrakten sker kontinuerlig under avtalsperioden.
Direktupphandlingar
Högskolan genomför många direktupphandlingar. Vi strävar efter att tillgodose konkurrensen på marknaden i så stor utsträckning som möjligt. Vi vill genom konkurrens möjliggöra för flera leverantörer att göra affärer med Högskolan Dalarna. Att det långsiktigt finns fler potentiella leverantörer på marknaden säkerställer att vi även på längre sikt kan köpa varor och tjänster till konkurrenskraftiga priser. Vi ska därför alltid sträva efter att vid en direktupphandling skicka en skriftlig förfrågan via e-post till minst tre lämpliga företag.
Mutor, jäv och bestickning
Högskolan Dalarna arbetar aktivt för att motverka alla former av mutor och bestickningar.
I kontakter mellan kunder och leverantörer förekommer ibland erbjudanden om förmåner med syfte att främja relationer. Det kan vara allt från måltider och presenter till evenemangsbesök och resor.
I Sverige kan alla dessa saker, under vissa omständigheter, klassas som muta enligt brottsbalken.
Den som tar emot eller begär en muta kan dömas för mutbrott och den som lämnar eller erbjuder en muta kan dömas för bestickning. Reglerna om mutor och bestickning i brottsbalken omfattar alla anställda, oavsett befattning.
På Institutet mot mutors webbplats kan du läsa mer om regler och policy kring mutor och bestickning.
Att tänka på när du lämnar anbud
Att lämna anbud till offentlig sektor kan ibland upplevas komplicerat. Vi vill därför ge några råd till er som vill lämna anbud.
Vi på Högskolan Dalarna arbetar aktivt för att få en stor och varierad leverantörsmarknad som möjligt och strävar efter att ha en öppen dialog med våra leverantörer och anbudsgivare. Men det är många formaliteter som måste vara avklarade när du ska lämna anbud till en statlig myndighet. Den här listan kan hjälpa dig.
- Läs upphandlingsunderlaget noggrant i god tid. Läs också omgående eventuella kompletteringar, frågor och svar som kommer under anbudstiden.
- Påtala eventuella brister i underlaget så tidigt som möjligt under anbudstiden.
- Ställ frågor så tidigt som möjligt om något är oklart.
- Kontrollera alla viktiga datum.
- Behöver ni förlängd anbudstid, ansök om detta i tid. Tänk dock på att det inte är säkert att det blir godkänt.
- Utforma ert anbud enligt anvisningarna i upphandlingsunderlaget.
- Bifoga de dokument, intyg och bilagor som efterfrågas till anbudet.
- Notera de krav som vi ställer i underlaget och se till att ni uppfyller dem – även om kraven inte känns relevanta för er.
- Behörig person ska skriva under anbudet så att det är giltigt.
- Skicka in anbudet enligt de anvisningar som finns i upphandlingsunderlaget.
- Se till att anbudet kommer till Högskolan Dalarna i rätt tid. Vi får inte anta ett anbud som kommer in för sent utan måste förkasta det.