Denna nyhet är äldre än 6 månader och är kanske inte aktuell längre.
De nu beslutade reglerna för hur e-post ska hanteras vid högskolan beskriver hur anställda och övriga yrkesverksamma, när de är i tjänst och har tillgång till högskolans e-postsystem, ska hantera sin e-post och högskolans e-postsystem så att det blir ett säkert och tidsbesparande verktyg som hanteras i enlighet med lagar och förordningar.
– Att reglerna nu finns på plats hoppas vi ska leda till att våra användare ska uppmärksamma vikten av att hantera e-posten rätt och att det finns förväntningar om att följa reglerna, säger Anders Forsman, chef för Rektors kansli och dataskyddsombud. Jag tror tyvärr det inte är alla som tänker på att all -post som inkommer till högskolans domän (@du.se) är att anse som e-post till myndigheten.
E-posten xx@du.se ska användas i tjänsten för både intern och extern kommunikation.
E-posthantering vid Högskolan Dalarna skall följa nedanstående regler*:
- All e-postkorrespondens som sker inom ramen för anställningen vid myndigheten skall ske genom det e-postsystem som tillhandahålls av Högskolan Dalarna (xx@du.se).
- Högskolans e-post får endast i begränsad omfattning användas för privat bruk.
- Högskolans e-post får inte automatiskt vidarebefordras till andra e-postsystem.
- E-post ska bedömas avseende om uppgifterna ska bevaras och var det i så fall ska ske för att uppfylla de krav som gäller för just dessa uppgifter.
- Känsliga eller skyddsvärda uppgifter får inte skickas i okrypterad e-post. I de fall känsliga skyddsvärda uppgifter inkommer via e-post till högskolan skall dessa snarast sparas på avsedd plats och tas bort från e-postsystemet.
- All e-post (även svarsmail och autosvar) som skickas av medarbetare vid Högskolan Dalarna skall vara signerad enligt gällande signaturmall som även skall omfatta hänvisning till information på vår externa webbplats gällande hur Högskolan Dalarna behandlar personuppgifter.
*Utdrag ur Regler för e-posthantering Högskolan Dalarna. Diarienummer HDa 1.2-2021/579
Uppdatera din signatur
Signaturen skrivs både på svenska/engelska enligt mallen. Text skrivs i Arial 11 punkter. Ett flertal varianter av signaturen finns framtagen, där nedanstående är grundläggande att ha med. Se fler varianter i signaturmallen. Observera att typsnittet i nedanstående inte är korrekt.
**************************
Hälsningsfras svenska/Closing phrase in English (t ex Med vänlig hälsning/Kind regards)
Förnamn Efternamn
Titel svensk/Title in English
Institution, och/eller avdelning svenska/School and/or Department/Office in English
Telefon/Phone: +46 (0)23-77 XX XX
Högskolan Dalarna/Dalarna University
SE-791 88 Falun | Växel/Switchboard: +46 (0)23-77 80 00 | www.du.se
När du skickar e-post till Högskolan Dalarna behandlar vi dina personuppgifter.
Mer information om hur vi behandlar personuppgifter.
When you send an e-mail to Dalarna University, we will process your personal data.
Learn more about how we process personal data.