Extern forskningsfinansiering

Högskolans forskare uppmuntras att söka extern forskningsfinansiering. Här får du som planerar att söka finansiering stöd och vägledning i ditt arbete.

En introduktion till området

Arbetet med extern forskningsfinansiering utgår från forskningsverksamheten och hur vi vill bygga och utveckla vår forskning vid Högskolan Dalarna i samverkan med forskarkollegor och omgivande samhälle – lokalt, regionalt, nationellt och internationellt. Det är också viktigt att förstå forskningspolitiken och de krav, villkor och riktlinjer som styr arbetet. Som forskare behöver du också känna till det nya vetenskapssystemet - öppen vetenskap – och  dess krav och möjligheter.  

Några grundläggande saker som är bra att veta - för dig som är forskare, chef eller på annat sätt involverad i forskningsverksamheten:      

  • Hur finansieras forskningen vid Högskolan Dalarna?
  • Vad gäller för externa forskningsbidrag?
  • Vad innebär övergången till ett öppet vetenskapssystem?
  • Vilket stöd kan jag få av Högskolans forskningsstöd? 

Läs gärna denna introduktion:  

Sammanfattning av villkor och riktlinjer för externa forskningsbidrag vid Högskolan Dalarna (pdf)

Externt finansierade forskningsprojekt - olika faser

Olika typer av extern forskningsfinansiering innebär olika åtaganden och krav på dig som forskare och på Högskolan Dalarna i egenskap av forskningshuvudman, medelförvaltare och arbetsgivare. Att söka externa medel är förknippat med en stor arbetsinsats och kräver strategisk planering. Ett beviljat forskningsprojekt måste som regel rapporteras, kommuniceras, redovisas och följas upp. Forskningsresultat under och efter projekttiden behöver publiceras och kommuniceras på olika sätt. Därför är det viktigt att tänka igenom och planera arbetet noga. 

Arbetet med externfinansierade forskningsprojekt kan delas in i ett antal olika faser (från projektidé – till uppföljning och lärande). Notera att det här även ingår en intern kvalitetssäkringsprocess som alla ansökningar om extern forskningsfinansiering vid Högskolan ska genomgå.

Illustration: Olika faser i externt finansierade forskningsprojekt (pdf)

Nedan kan du bland annat läsa om vad som är viktigt att tänka på innan du söker extern forskningsfinansiering, få vägledning kring den interna kvalitetssäkringsprocessen i samband med en ansökan och få veta vad du behöver göra när beslut inkommer från finansiären. 

Inför en ansökan

Innan du ska ansöka om extern forskningsfinansiering är det viktigt att tänka igenom saker som: 

  • Hur vill vi bygga och utveckla forskningen i vår verksamhet med stöd av de externa forskningsmedel vi söker? Vilken extern finansiering behövs - på kort och lång sikt? 
  • Vilka forskningsproblem ska lösas? Vilken samverkan krävs?
  • För vem/vilka genererar forskningen värde och nytta? Vilka är våra tänkta slutanvändare? Vilken skillnad ska forskningen göra?
  • Vad vill finansiärerna uppnå med sina program och utlysningar? (De har olika uppdrag...)
  • Vilka externa och interna krav behöver en ansökan uppfylla?
  • Krävs det någon medfinansiering från Högskolan?
  • Vilken intern förankring behöver göras inför ansökan?
  • Hur kvalitetssäkrar vi forskningsansökningar kollegialt?
  • Hur kommuniceras forskningen och dess resultat under och efter projekttiden?
  • I högskolans strategi framhålls att forskning och utbildning ska vara integrerad och sammanhållen. Hur är det exempelvis tänkt att kunskaper från det föreslagna forskningsprojektet ska implementeras i undervisningen?
  • Identifiera överväganden avseende etikfrågor, hantering av forskningsdata och personuppgifter, avtalshantering, ekonomihantering med mera.
  • Hur följer vi upp och lär av våra ansökningar och projekt?


Tänk på att vara ute i god tid när du ska planera inför och förbereda en ansökan - gärna ett år i förväg! 

Vid en ansökan

Intern kvalitetssäkringsprocess

Alla ansökningar om extern forskningsfinansiering vid Högskolan Dalarna ska gå igenom en intern kvalitetssäkringsprocess före inskickande till forskningsfinansiär. Det är huvudsökande forskare (projektledaren) som ansvarar för att så sker och för att ansökan uppfyller både finansiärens och Högskolan Dalarnas villkor och krav.

Aktuella underlag och stöd för huvudsökande forskare: 

Till stöd för dig som projektledare finns en processbeskrivning/regeldokument, en checklista och ett Beslutsunderlag (digitalt formulär).   

Processens olika steg

Observera att när ansökningar där finansiären kräver rektors underskrift planeras (exempelvis ansökningar till KK-stiftelsen) gäller följande:

Ansökningarna ska anmälas till prefekt i tidigt skede, så att prefekt kan lyfta frågan i Rektors Ledningsråd (RL), där det avgörs huruvida Högskolan väljer att stå bakom ansökan (åtagande och inriktning).


Innan processen påbörjas ska avdelningschef och ämnesföreträdare informeras om att en ansökan förbereds. Processtegen är sedan följande:  

  1. Kvalitetssäkring av ansökan (kollegial, vetenskaplig granskning)  
  2. Godkännande av budget, ev medfinansiering och intern ekonomisk kalkyl  
  3. Internt beslut om inskickande av ansökan till finansiär.    

llustration: Ansökan extern forskningsfinansiering – processen i korthet (pdf)

 

1. Kvalitetssäkring av ansökan

Ansökan ska kvalitetssäkras kollegialt (vetenskaplig granskning). Detta exempelvis genom forskningsseminarium, läsgrupp, extern granskning eller annan lämplig form enligt gängse regler i forskarsamhället.

2. Godkännande av budget, ev medfinansiering och intern ekonomisk kalkyl  

En budget ska upprättas för ansökan, enligt finansiärens villkor och regler, liksom en intern ekonomisk kalkyl. Detta görs av institutionens ekonom i samarbete med dig som projektledare. Mer information om detta finns på Forskningsstödets webbsidor om Ekonomi och revision i forskningsprojekt. Prefekt ska informeras och godkänna underlagen och eventuell medfinansiering. Godkännandet ges under beredningen, före beslut om inskickande av ansökan till finansiär.  

3. Internt beslut om inskickande av ansökan till finansiär

Du som projektledare ska fylla i Beslutsunderlag vid ansökan om extern forskningsfinansiering (digitalt formulär) och i formuläret också ladda upp ansökan och den interna ekonomiska kalkylen. Deadline för inskickande är normalt 7 dagar före beslutsmötet (kontakta gärna din institutionsadministratör för en dialog kring detta). När du har skickat in formuläret händer följande:

  • En pdf-fil av inskickat formulär laddas ner automatiskt till din dator. (= Din kopia) 
  • Alla handlingar diarieförs och ett diarienummer skickas till dig i retur, per e-post.
  • Du kontaktas av rektors sekreterare eller institutionsadministratör för bokning av beslutsmöte. 
  • Ett beslutsunderlag går direkt till beslutsfattare, föredragande och institutionsadministratör, via det interna mötes- och beslutshanteringsverktyget BeHDa.

Rektor alternativt prefekt ska besluta om inskickande av ansökan.
Detta sker efter hörande med Rektors Ledningsråd (RL) alternativt Institutionens Ledningsråd (IL).   

  • Rektor beslutar om inskickande till finansiär när:
    - högskolan står som huvudsökande (enligt krav från finansiären),
    - ansökan kräver medfinansiering från högskolan överstigande belopp som kan beslutas av prefekt enligt delegationsordningen (medfinansiering överstigande 500 000 SEK).  

  • Prefekt beslutar om inskickande till finansiär när:
    -
    forskaren/projektledaren är huvudsökande (enligt krav från finansiären),
    - det krävs medfinansiering från högskolan på belopp upp till beslutsrätt för prefekt enligt delegationsordningen (medfinansiering om max 500 000 SEK). 

Prefekten ska också verkställa beslut om inskickande genom signering i Prisma (för de finansiärer som kräver detta). Se mer information om prefektens signering av ansökningar i Prisma nedan. 

Notera följande!

  • Kontakta din ekonom tidigt i utlysningsfasen för dialog och rådgivning kring de ekonomiska delarna av projektidén/forskningsansökan (exempelvis upprättande av budget och intern ekonomisk kalkyl). Mer information om detta finns på Forskningsstödets webbsidor om Ekonomi och revision.

  • Säkerställ om etisk granskning behöver genomföras eller ej! För rådgivning kring etikfrågor hänvisas till Etikprövningsmyndigheten och till Högskolans forskningsetiska nämnd (FEN). För information om bland annat forskningsetik, forskaretik, god forskningssed samt länkar till aktuella lagar, regelverk, och etiska riktlinjer gällande forskning, se Forskningsstödets webbsidor om Etik i forskningsprojekt

  • Efter internt beslut kan du skicka in ansökan (alla delar som finansiären kräver), enligt finansiärens anvisningar. Observera att vissa finansiärer kräver att ansökningar skickas in via speciella ansökningsportaler (se nedan). 

Prisma

Vid ansökningar till exempelvis Vetenskapsrådet, Formas, Forte och Skolforskningsinstitutet kräver finansiärerna att ansökningar skickas in via ansöknings- och projektrapporteringssystemet Prisma och att dessa ansökningar också signeras där av aktuell prefekt. 

Alla prefekter vid Högskolan tilldelas signeringsrättigheter för Prisma. Efter respektive utlysnings deadline slutregistrerar finansiären ansökan i Prisma. Ansökan skickas därefter (via systemet) till ansvarig prefekt, som då ska signera ansökan. Signeringsfristen varierar mellan utlysningar, men är normalt sett mellan fem till sju dagar. 

The Funding & Tender Opportunities Portal

Vid ansökningar till EU:s olika forskningsprogram, exempelvis ramprogrammet (Horisont Europa 2021-2027), ska ansökningarna skickas in via The Funding & Tender Opportunities Portal. Koordinerande organisation ansvarar för att så sker. I samband med ansökan ska alla deltagande organisationer också ange sin sk Participant Identity Code (PIC) i portalen (se Administrativa uppgifter nedan). För stöd och administrativ information i ansökningsportalen, kontakta högskolans Legal Entity Administrative Representative (LEAR), via ekonomisupport@du.se

Administrativa uppgifter
  • Participant Identity Code (PIC) för Högskolan Dalarna: 986578077
    (ska bland annat anges i samband med ansökningar inom EU:s ramprogram)
  • Unique Identity ID (UEID) för Högskolan Dalarna: TNVVDU4A5FB3 
    (ska anges i samband med ansökningar till finansiärer i USA)
  • Högskolan Dalarnas organisationsnummer: 202100-2908 

Vid beslut från finansiär

När beslut inkommer från finansiär (oavsett utfall) ska du som projektledare skicka det till institutionens administratör för diarieföring och vidarebefodran till prefekt, proprefekt, avdelningschef, ansvarig ekonom och prorektor.  

Att tänka på, vid beviljat projekt:

  • Du som projektledare ska, tillsammans med institutionens ekonom, gå igenom den administrativa hanteringen av projektets finansiella delar - till exempel ekonomiska transaktioner, projektrapporteringar, slutredovisningar, diarieföring av ekonomiska underlag med mera. Kontakt: ekonomisupport@du.se
  • Vid juridiska frågor och avtalshantering, kontakta högskolejuristen: hogskolejurist@du.se
  • Anmäl eventuell personuppgiftsbehandling till högskolans dataskyddsombud: dataskydd@du.se
    Mer information finns på Forskningsstödets webbsidor om forskningsdata och personuppgifter
  • Vid frågor om upprättande av datahanteringsplan eller hantering, lagring, arkivering och/eller publicering av forskningsdata, kontakta: forskningsdata@du.se. Se även Forskningsstödets webbsidor om forskningsdata och personuppgifter.  
  • Kontakta Kommunikationsavdelningen för bedömning om eventuell marknadsföring och spridning, kommunikationsavdelningen@du.se
  • Diarieför kontinuerligt alla handlingar i projektet – exempelvis: 
    • undertecknat avtal (i original) med finansiär,
    • eventuellt avtal med projektpartners,
    • eventuell ansökan och beslut om forskningsetisk prövning,
    • projektrapporteringar (både vetenskapliga och finansiella),
    • ekonomiska underlag och uppföljningar, revisionsintyg etcetera,
    • viktig korrespondens med finansiär, koordinator och projektpartners,
    • kontraktsändringar, budgetförändringar med mera.

Handlingarna skickas löpande för diarieföring till registrator@du.se eller till aktuell institutionsadministratör. Ärendets diarienummer ska anges.

Finansiärer och utlysningar

Extern forskningsfinansiering är konkurrensutsatta medel som bland annat kan sökas hos forskningsråd, andra myndigheter, stiftelser och EU-kommissionen. Här ges några exempel på finansiärer. Längre ner på sidan finns en lista (i bokstavsordning) över fler finansiärer och ett urval av ordinarie utlysningar under året.

Forskningsråd

Stiftelser

Övriga myndigheter

EU

Mer information om Horistont Europa:

Lista i bokstavsordning

Nedan listas de vanligast förekommande forskningsfinansiärerna i bokstavsordning. Listan uppdateras årligen.

Hör gärna av dig om du har förslag på någon ytterligare forskningsfinansiär som borde synliggöras här.

När publiceras utlysningarna? 

Nedan följer ett urval av årliga, ordinarie utlysningar av forskningsbidrag (med reservation för finansiärernas ändringar):

Januari:  

Riksbankens jubileumsfond (programstöd, projektstöd mm)

Februari:  

Vetenskapsrådet (projektbidrag, konsolideringsbidrag, nätverksbidrag mm)

Mars:  

KK-stiftelsen (vårutlysningar, publiceras enligt treårsplan), Skolforskningsinstitutet (forskningsbidrag), Formas (forskningsprojekt) 

April:  

Riksbankens Jubileumsfond (projektstöd för utlandsvistelse/sabbatical), AFA Försäkring (postdok, medel för FoU-projekt utlyses 4 gånger/år, se AFA:s webbplats)

Augusti:  

Vetenskapsrådet (nätverksbidrag, internationell postdok, forskarskolor mm)

September:  

KK-stiftelsen (höstutlysningar, publiceras enligt treårsplan)

December:  

Forte (projektbidrag, postdok mm)

Senast granskad: