Ekonomi och revision i forskningsprojekt

Du som forskar kan få stöd i ekonomihanteringen av dina forskningsprojekt inför ansökan, under pågående projekt, vid projektavslut och i samband med eventuell revision. Här finns även vägledning kring inköps-och upphandlingsfrågor.

Rådgivning och dialog med din ekonom

Inför ansökan om extern finansiering

Alla ansökningar om extern forskningsfinansiering vid Högskolan Dalarna ska gå igenom en intern kvalitetssäkringsprocess före inskickande till forskningsfinansiär. Det är huvudsökande forskare (projektledaren) som ansvarar för att så sker och för att ansökan uppfyller både finansiärens och Högskolan Dalarnas villkor och krav. Läs mer om den interna processen på forskningsstödets webbsida om Extern forskningsfinansiering.

  • Kontakta din ekonom tidigt i utlysningsfasen för dialog och rådgivning kring de ekonomiska delarna av projektidén/projektansökan.

  • Boka också ett möte för upprättande av budget och intern ekonomisk kalkyl - i god tid före sista ansökningsdatum.  Förbered kalkylen, som ett utkast för diskussion med din ekonom:
    Intern ekonomisk kalkyl 

  • Fundera även igenom det planerade projektets kostnader i relation till den aktuella finansiärens ekonomiska regelverk och övriga villkor. Många finansiärer ersätter till exempel också publiceringskostnader, så kallade Article Processing Charges (APC). Har det budgeterats för detta i ansökan?

  • Krävs det medfinansiering från lärosätet?

Direktkontakter ekonomi

Mer information inför ansökan om extern forskningsfinansiering

Vid beviljat projekt

  • Meddela din ekonom huruvida forskningsansökan har beviljats eller avslagits av finansiären. Om ansökan har beviljats ska du tillsammans med din ekonom gå igenom den administrativa hanteringen av projektets finansiella delar. Till exempel ekonomiska transaktioner, projektrapporteringar, slutredovisningar, diarieföring av ekonomiska underlag med mera.

Under pågående projekt, vid avslut och revision

  • Du kan få stöd av din ekonom under projektets gång (till exempel med projektrapporteringar) och i samband med projektavslut och uppföljningar.
  • Kontakta din ekonom snarast om du får veta att projektet ska genomgå en revision. Det kan ske under pågående projekt, i samband med projektavslut eller efter avslutat projekt.

Ekonomi vid budgetering

Direkta kostnader

Med direkta kostnader avses kostnader som direkt kan hänföras till projektet. Exempel på direkta kostnader här är lön, resor och material.

Indirekta kostnader

Indirekta kostnader (benämns även Overhead/OH-kostnader) avser gemensamma kostnader (för hela högskolan eller för en institution) som inte kan kopplas till en viss kostnadsbärare. Exempel är kostnader för bibliotek, IT-support och övrig administrativ personal som tillhör stödverksamheten.

Full kostnadstäckning

I ansökan till svenska finansiärer ska de indirekta kostnaderna beräknas enligt SUHF-modellen. Det innebär bland annat att varje uppdrag/projekt som universitet och högskolor åtar sig ska belastas med såväl direkta som indirekta kostnader. Motivet till detta är att anslagsmedel ej ska användas för att täcka gemensamma kostnader. Externa forskningsprojekt och övriga uppdrag, skall bära sin andel av kostnaden. Detta frigör samtidigt anslagsmedel till andra projekt och ger högskolan en större flexibilitet i användningen av anslagen.

Ovanstående innebär att det för samtliga forskningsprojekt, redan i ansökningsfasen, skall beräknas ett påslag för indirekta kostnader. En intern kalkylmodell finns framtagen och skall användas som underlag i samband med upprättande av en forskningsansökan. Den interna kalkylen upprättas av ekonom, i samarbete med aktuell projektledare/forskare, och ska godkännas av prefekt. 

Lönekostnadspåslag (LKP)

Lönekostnadspåslag (LKP) är kostnaden, utöver själva lönen, för arbetsgivaren att ha en person anställd. LKP innehåller bland annat arbetsgivaravgifter, avtalsförsäkringspremier och avgifter för ålderspension. Påslaget varierar mellan olika åldersgrupper.

Article Processing Charges (APC)

Många forskningsfinansiärer kräver numera Open Access (OA)-publicering av forskningsresultat och ersätter också ev OA-kostnader. Dessa kostnader benämns Article Processing Charges.

För mer information och rådgivning, kontakta stödet kring vetenskaplig publicering

Budgetering av löner

Vid budgetering av ett forskningsprojekt som kommer att finansieras i en annan valuta än SEK behöver man ta hänsyn till valutakursen och valutakursförändringar. Din ekonom vet mer om detta. Aktuell eurokurs går att hitta på Europeiska Centralbankens webbplats.

Tänk på att budgetera för eventuella löneförhöjningar om projektet ska pågå under flera år.

Doktoranders löner följer doktorandstegen

Euro foreign exchange reference rates, på Europeiska Centralbankens webbplats (ecb.europa.eu)

Juridik i forskningsprojekt

Om du behöver stöd i samband med juridiska frågor och avtalsfrågor vid planering och ansökan om extern forskningsfinansiering, eller under projekttiden, ska du kontakta högskolans jurist.

Högskolejuristen ger råd och stöd i bl a följande: 

  • frågor om upphovsrätt och immaterialrätt
  • samarbetsavtal
  • konsortialavtal inom ramen för EU-projekt
  • personuppgiftsbiträdesavtal
  • avtal om gemensamt personuppgiftsansvar
  • data transfer agreements (DTA)
  • olika slags förbindelser etc.   

Kontakt: 

hogskolejurist@du.se

Inköp och upphandling inom ramen för ditt forskningsprojekt

Högskolan Dalarna är en statlig myndighet och omfattas av lagen om offentlig upphandling. Det finns upphandlade avtal och särskilda beställningsrutiner som ska följas vid inköp.

Om det inte finns ett aktuellt avtal och särskilda beställningsrutiner kan en upphandling bli aktuell.

Mer information om inköp och upphandling 

Administration och fakturering

Högskolan Dalarna får inte ta emot pappersfakturor. Högskolans leverantörer ska fakturera med elektronisk faktura, e-faktura. Detta kan göras genom PEPPOL-nätverket, via Svefaktura Transportprofil bas eller via Fakturaportalen.  

Detaljerad information om e-fakturahantering (pdf)

Peppolformat: 0007:2021002908.

E-fakturaformat: SFTI Svefaktura

Vår Partsidentitet, GLN: 7300009068289

Organisationsnummer: 202100-2908 

Beställaren ska alltid uppge sin referens vid Högskolan Dalarna, objektnummer samt för- och efternamn i samband med beställning hos leverantören.  

Momsregisteringsnummer, VAT: SE202100290801

VAT ska uppges vid beställning av varor och tjänster från EU-länder, i samband med fakturering av publiceringsavgifter, Open Access med mera. För övriga länder ska du alltid ange VAT om du är osäker på vad som gäller.

Bankgiro: 5050-2665

IBAN: SE 6612000000012810117632

BIC/SWIFT: DABASESX

Participant Identity Code, PIC: 986578077

PIC ska exempelvis anges i samband med upprättande av forskningsansökningar inom Horisont Europa.

Unique Identity ID (UEID) för Högskolan Dalarna: TNVVDU4A5FB3 (ska anges i samband med ansökningar till finansiärer i USA)

Besöksadress

Campus Borlänge: Röda vägen 3, Borlänge

Campus Falun huvudentré: Högskolegatan 2, Falun

Campus Falun mediehuset: Kaserngården 15 (Dalregementet), Falun

Senast granskad: