Diarieföring och arkivering

Alla handlingar som upprättas i ansökningsfasen, under projektets löptid och i samband med eventuell revision ska diarieföras och arkiveras.

Merparten av handlingarna i ett forskningsprojekt är allmänna handlingar och ska därför diarieföras. Som forskare ansvarar du själv för att diarieföra, gallra och arkivera de handlingar som är kopplade till din forskning.

När allmänna handlingar diarieförs arkiveras de automatiskt, men vissa typer av forskningsdata ska även överlämnas till arkivet i samband med projektavslut.

Allmän handling i forskningsprojekt 

En handling innehåller information av något slag. Det kan vara ett pappersdokument/tryckt text, e-postmeddelande, en bild, en bandinspelning, en film eller annan information som exempelvis har lagrats i en dator eller på ett USB-minne. En handling är allmän om den är inkommen till en myndighet eller är upprättad hos en myndighet. Handlingen ska vara förvarad hos myndigheten. 

Här är några exempel på allmänna handlingar i forskningsprojekt:

  • Forskningsansökan, alla delar som finansiären kräver
  • Intern ekonomisk kalkyl
  • Beslut från extern finansiär
  • Undertecknat originalavtal med finansiär
  • Eventuella avtal med projektpartners
  • Eventuell ansökan och beslut om forskningsetisk prövning
  • Projektrapporteringar, både vetenskapliga och finansiella
  • Ekonomiska underlag och uppföljningar, till exempel revisionsintyg
  • Viktig kommunikation med finansiär, koordinator och projektpartners
  • Kontrakts- och budgetförändringar.

Tänk på att du måste sköta diarieföring och arkivering löpande under hela projekttiden.
Vem som helst kan när som helst begära ut en allmän handling, kopplad till din forskning.

Offentlig eller sekretessbelagd

Huvudregeln är att allmänna handlingar är offentliga. För att en allmän handling ska kunna sekretessbeläggas krävs uttryckligt lagstöd i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

Administrativa handlingar

En administrativ handling kan till exempel vara forskningsansökningar, beslut från finansiär, avtal, vetenskapliga och ekonomiska projektrapporteringar med mera. De ska bevaras och arkiveras genom diarieföring.

Forskningsdata

Primärmaterial ska som huvudregel bevaras, men kan få gallras i vissa fall, dock tidigast efter 10 år. Arkivering sker genom överlämnande till arkivet.

Bearbetningsmaterial, bearbetad forskningsdata, ska i många fall betraktas som arbetsmaterial. De kan rensas löpande. Observera dock att även sådant material ska bevaras om det behövs för att förstå sammanhang, om det tillför sakuppgifter eller av andra skäl behövs för förståelsen av resultaten. I dessa fall ska arkivering ske genom överlämnande till arkivet.

Forskningsdata

Vetenskapliga publikationer

Ska alltid bevaras. Digitala publikationer arkiveras genom uppladdning i DiVA.

I DiVA görs valet om publikationen enbart ska arkiveras eller dessutom publiceras så den blir synlig externt. Observera att även om avtal med förlag hindrar publicering behöver ett arkivexemplar alltid säkerställas på högskolan.

Tryckta publikationer arkiveras genom att arkivexemplar skickas till arkivet.

Vetenskaplig publicering

Juridik i forskningsprojekt

Om du behöver stöd i samband med juridiska frågor och avtalsfrågor vid planering och ansökan om extern forskningsfinansiering, eller under projekttiden, ska du kontakta högskolans jurist.

Högskolejuristen ger råd och stöd i bl a följande frågor/delar:

  • frågor om upphovsrätt och immaterialrätt
  • samarbetsavtal
  • konsortialavtal inom ramen för EU-projekt
  • personuppgiftsbiträdesavtal
  • avtal om gemensamt personuppgiftsansvar
  • data transfer agreements (DTA)
  • olika slags förbindelser etc.   

hogskolejurist@du.se

Senast granskad: